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商標(biāo)數(shù)據(jù)質(zhì)量的5個關(guān)鍵

商標(biāo)專業(yè)人員應(yīng)該正確地關(guān)注數(shù)據(jù)質(zhì)量及其對工作產(chǎn)品的影響。數(shù)據(jù)質(zhì)量-準(zhǔn)確性，有效性，完整性，一致性和及時性-是所有主要商標(biāo)管理操作的重要組成部分，包括品牌清關(guān)，品牌保護(hù)，摘要，許可，數(shù)據(jù)遷移，并購和盡職調(diào)查。如果這些操作中使用的商標(biāo)數(shù)據(jù)包含錯誤-例如，錯過或延遲的官方更新，記錄或單個數(shù)據(jù)字段中的空白，不正確或過時的所有者或續(xù)訂日期信息-那么組織可能會承受巨大的成本和風(fēng)險。
那些采取措施來改善所用數(shù)據(jù)質(zhì)量的法律部門和服務(wù)提供商，以及選擇同樣這樣做的供應(yīng)商和業(yè)務(wù)合作伙伴，可以期望減少錯誤，獲得更好的法律意見和決策，最終獲得更好的品牌保護(hù)，更高的利潤，更牢固的客戶關(guān)系以及其他好處。
但是，采取這樣的改進(jìn)措施通常并不容易，也不便宜。一直以來，保持良好數(shù)據(jù)質(zhì)量一直是商標(biāo)領(lǐng)域的全行業(yè)挑戰(zhàn)-從最小的單一實踐一直到政府專利商標(biāo)局（PTO）本身。
在20世紀(jì)的大部分時間里，“商標(biāo)數(shù)據(jù)”（商標(biāo)申請，徽標(biāo)和營銷圖像，產(chǎn)品標(biāo)本，檢索和審查報告，異議申請和決定記錄，注冊證書，憲報出版物，費用支付和收據(jù)，續(xù)簽申請和批準(zhǔn)等）是人工產(chǎn)生的-由人類將信息輸入紙質(zhì)表格。盡管大多數(shù)人都小心翼翼地正確填寫這些表格，但它們很容易出現(xiàn)人為錯誤-拼寫錯誤，注冊ID錯誤，日期錯誤-以及手寫不良造成的誤解。
但是自1970年代以來，商標(biāo)行業(yè)一直在經(jīng)歷從紙張到數(shù)字環(huán)境的逐步轉(zhuǎn)變-表格變成電子形式，舊的紙質(zhì)文件（通常是手動）轉(zhuǎn)移到數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫中。
這種轉(zhuǎn)變緩慢而困難，需要大量的資本支出，數(shù)據(jù)遷移和技術(shù)專長，以及許多組織根本不具備或負(fù)擔(dān)不起的致力于提高質(zhì)量的承諾。此外，由于鍵入的數(shù)據(jù)被寫入，數(shù)字化過程本身通常還會導(dǎo)致更多錯誤。
結(jié)果，如今一些商標(biāo)行業(yè)組織（包括不同國家的PTO）在數(shù)字化道路上的步伐比其他組織要遠(yuǎn)得多。這些不同組織的數(shù)據(jù)質(zhì)量變化很大。
同時，全球品牌和商標(biāo)數(shù)量的持續(xù)增長，加上私營部門法律部門預(yù)算的下降以及對更高效解決方案的相應(yīng)需求的增加，僅使這種數(shù)據(jù)質(zhì)量問題變得更加嚴(yán)重：商標(biāo)信息的生成速度越來越快率，而本質(zhì)上更難以管理大量數(shù)據(jù)。
因此，提高和保持商標(biāo)數(shù)據(jù)質(zhì)量是一項復(fù)雜，多方面且具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。就是說，商標(biāo)經(jīng)理可以幫助組織做一些具體的事情，以提高他們在工作中創(chuàng)建，更新，訪問和利用的信息的整體質(zhì)量。
1.盤繞馬車
改進(jìn)和維護(hù)組織的商標(biāo)數(shù)據(jù)值得付出努力和花費嗎？作為商標(biāo)經(jīng)理，您可能會相信-但是要真正實現(xiàn)這種改進(jìn)，它們需要成為組織的優(yōu)先事項。反過來，這意味著說服關(guān)鍵利益相關(guān)者（又名關(guān)鍵管理人員或合作伙伴）支持他們。這通常意味著建立業(yè)務(wù)案例-并確保預(yù)算。
說起來容易做起來難。商標(biāo)數(shù)據(jù)的改進(jìn)通常是“成本明確但收益不明確”的典型案例：不利因素通常是非常具體的（系統(tǒng)成本，工資成本，顧問成本），但不利的方面（或更準(zhǔn)確地說，是缺乏未來的不利因素）是通常難以量化和“證明”。為了認(rèn)真對待數(shù)據(jù)改進(jìn)業(yè)務(wù)案例，需要以業(yè)務(wù)語言切實地呈現(xiàn)它-與所涉及的關(guān)鍵利益相關(guān)者的關(guān)鍵和特定業(yè)務(wù)優(yōu)先級對話。如果數(shù)據(jù)得到改善和正確維護(hù)，那會怎樣呢？如果不是，可能會出什么問題？這些可能性實際發(fā)生的可能性是什么，對收入和利潤有什么影響？了解和交流這類情況（即使是數(shù)量級的情況）也可以使您獲得業(yè)務(wù)案例的高級支持，但也有助于確定并吸引合適級別的高級企業(yè)贊助。
最后，您的數(shù)據(jù)改善目標(biāo)必須包括對可以實現(xiàn)和保持的數(shù)據(jù)質(zhì)量卓越程度的現(xiàn)實期望。為了達(dá)到更高的質(zhì)量水平，您增加的成本（以時間和美元計）必須與該質(zhì)量的收益相平衡。質(zhì)量是卓越水平：它是程度，而不是絕對的，您的數(shù)據(jù)不太可能是完美的。始終存在“可接受的”數(shù)據(jù)錯誤率，需要通過在使用數(shù)據(jù)的范圍內(nèi)評估數(shù)據(jù)來予以認(rèn)可（例如，參見Haug，A.，Zachariassen，F(xiàn).和van Liempd，D.（2011）。數(shù)據(jù)質(zhì)量差的成本。工業(yè)工程與管理學(xué)報，4（2），168-193。可在此處獲得）。一旦達(dá)到可接受的商標(biāo)數(shù)據(jù)質(zhì)量，就必須保持持續(xù)的監(jiān)視以確保質(zhì)量不會由于環(huán)境中的某些因素而下降，例如新流程，系統(tǒng)變更，不同人員等。
2.堅持到底
提高商標(biāo)數(shù)據(jù)質(zhì)量是一場馬拉松，而不是短跑。它需要組織范圍內(nèi)的長期承諾，并且要足夠持久以使其能夠在特定個人離開或重組期間幸免于難。
此外，高層領(lǐng)導(dǎo)的支持（和預(yù)算）只是數(shù)據(jù)質(zhì)量冰山一角。為了獲得成功，達(dá)到數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需要成為組織DNA的一部分-涉及到組織中每個人的工作-甚至包括許多不這樣做的人。數(shù)據(jù)質(zhì)量需要作為IP組織的資產(chǎn)，每個人的工作描述的一部分以及（在許多情況下）績效評估和激勵措施的參數(shù)而被接受。
為了幫助實現(xiàn)這一點，應(yīng)該為特定的員工分配“數(shù)據(jù)管理”（或“管理”）職責(zé)，包括建立數(shù)據(jù)質(zhì)量政策，參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)字段是否包含應(yīng)該使用的數(shù)據(jù)類型-是否正確標(biāo)記和記錄了數(shù)據(jù)，以便希望使用該數(shù)據(jù)的任何人都可以快速了解其處理的內(nèi)容？跟蹤改進(jìn)需要什么指標(biāo)？如何最好地衡量這些指標(biāo)？
隨著時間的流逝，另一個關(guān)鍵考慮因素是系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)-您的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（和報告功能）是否足夠完整，并且它們是否以確保質(zhì)量的方式相互通信？尤其是，一種好的摘要技術(shù)可以大大幫助IP專業(yè)人員整合數(shù)據(jù)，并管理與商標(biāo)申請和續(xù)簽流程相關(guān)的截止日期和文件。
3.放眼全球，在本地行動
對于習(xí)慣于處理一個國家的做事方式的商標(biāo)管理者來說，從數(shù)據(jù)角度來看，將其品牌覆蓋范圍擴展到新領(lǐng)域可能是艱巨的經(jīng)歷，并且需要在本地學(xué)習(xí)。國際商標(biāo)從業(yè)者早已認(rèn)識到，在不同司法管轄區(qū)申請和管理商標(biāo)時，在商標(biāo)處理和方法，形式和所需的數(shù)據(jù)字段以及存儲和表示商標(biāo)信息的方式方面，這些不同地區(qū)存在驚人的差異。
例如，不同的國家不僅可以就商標(biāo)續(xù)展期限和“寬限期”的規(guī)則達(dá)成不同意見，而且可以針對商標(biāo)持有人從過期或“失效”商標(biāo)開始的權(quán)利提出異議-例如，它們的情形完全不同在這種情況下，所謂的“僵尸”商標(biāo)可以從墳?zāi)怪性俅吾绕?，以要求其過去的權(quán)利。
為了解決這些差異，您可能需要調(diào)整自己的系統(tǒng)從PTO捕獲和存儲數(shù)據(jù)的方式。按照一句古老的格言，當(dāng)您集成IT系統(tǒng)時，您將繼承其設(shè)計決策-由他們不同的目標(biāo)，不同的流程，組織或文化和過時的技術(shù)驅(qū)動。商標(biāo)注冊數(shù)據(jù)也是如此。集成成為您如何整合差異的問題。
對于商標(biāo)搜索和監(jiān)視服務(wù)提供商來說，這種合并也是（也許尤其是）一個問題。例如，在TrademarkNow，我們花費了大量精力來統(tǒng)一這些不同的標(biāo)準(zhǔn)-例如，不同的商標(biāo)狀態(tài)，產(chǎn)品和圖像類別系統(tǒng)，有效期和寬限期規(guī)則，更不用說翻譯不同的語言了-搜索結(jié)果以一致且通用的形式出現(xiàn)。緊跟所有全球變化是我們每天必須面對的持續(xù)挑戰(zhàn)。
4.不要假設(shè)-交叉引用和同步
很難識別商標(biāo)數(shù)據(jù)中的錯誤，因為通常不清楚“正確數(shù)據(jù)”是什么。例如，如果您的檔案系統(tǒng)中的信息（例如續(xù)訂截止日期和商標(biāo)所有者）是在多年前輸入的，則可能很難知道該信息是否仍是最新的，或者一開始是否正確。。
如果您必須在其他組織的被告席中驗證類似信息，而您無法控制數(shù)據(jù)質(zhì)量水平（如果有的話），那么在并購和盡職調(diào)查的情況下，這個問題可能會更加復(fù)雜。
解決此問題的最佳方法之一是進(jìn)行交叉引用-將備案數(shù)據(jù)庫與可能擁有相同續(xù)訂日期和其他信息的不同PTO機構(gòu)的數(shù)據(jù)庫同步，以便標(biāo)記可能代表錯誤的任何差異。某些檔案系統(tǒng)提供商（例如WebTMS）已經(jīng)提供了服務(wù)，使您可以利用最新信息實時執(zhí)行此類同步。
5.與供應(yīng)商一起，信任但要驗證
當(dāng)然，提高商標(biāo)數(shù)據(jù)質(zhì)量的一種相對簡單的方法是與本身具有良好數(shù)據(jù)質(zhì)量的供應(yīng)商合作。與PTO本身一樣，不同的商標(biāo)搜索和手表供應(yīng)商的數(shù)據(jù)質(zhì)量水平也大不相同。商標(biāo)數(shù)據(jù)質(zhì)量的獲得和維護(hù)不僅對法律從業(yè)者來說是昂貴的，而且對于商標(biāo)搜索供應(yīng)商來說也很昂貴-而且隨著搜索提供商的地理覆蓋范圍的擴大，商標(biāo)數(shù)據(jù)的質(zhì)量呈指數(shù)級增長。為了提供良好的搜索結(jié)果，供應(yīng)商必須獲得對PTO“基準(zhǔn)”數(shù)據(jù)的訪問權(quán)，并且必須跟上每個PTO的數(shù)據(jù)更新-考慮到所涉及的不同系統(tǒng)，流程和技術(shù)，這是一項艱巨的業(yè)務(wù)。
例如，在某些情況下，PTO會通過現(xiàn)代的全數(shù)字化流程以結(jié)構(gòu)化格式（XML提要和軟件應(yīng)用程序接口或API）將官方商標(biāo)更新發(fā)布給外部各方，從而使這些局的數(shù)據(jù)更新既無縫又即時。在另一個極端，許多國家繼續(xù)依靠手動的，基于紙張的系統(tǒng)，并以物理文檔的形式發(fā)布更新，這些更新必須由服務(wù)提供商手動數(shù)字化。在這些極端情況之間，是商標(biāo)注冊機構(gòu)通過電子文檔（PDF）和/或網(wǎng)站搜索工具發(fā)布其更新的國家。同時，國家PTO在其自身的更新頻率，它們提供的不同數(shù)據(jù)字段的數(shù)量以及其自身（內(nèi)部）數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的強度方面存在很大差異。
同樣，搜索供應(yīng)商本身也可以這樣說：每個供應(yīng)商都有自己的數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在提供更新，識別和修復(fù)錯誤方面有不同的方法和嚴(yán)格程度，以及在不同管轄范圍內(nèi)解釋和表示數(shù)據(jù)的不同方法。例如，許多“免費”和低成本的商標(biāo)搜索供應(yīng)商根本沒有在其結(jié)果中包含“死”或無效的商標(biāo)-因此可能會丟失相關(guān)信息，這可能會使企業(yè)主付出高昂的代價（在“僵尸”的情況下”標(biāo)記“從死里復(fù)生”）。
考慮到所有這些復(fù)雜性，作為商標(biāo)經(jīng)理，您能做些什么來使搜索提供商對其質(zhì)量保持誠實？以及如何比較它們？
首先，您可以堅持要求供應(yīng)商對其數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和更新保持透明。例如，沒有理由不提供每個國家和數(shù)據(jù)源的“最新更新”日期，以及每個來源列出的商標(biāo)數(shù)量的準(zhǔn)確“基準(zhǔn)計數(shù)”，可以將供應(yīng)商之間的實時進(jìn)行比較。隨著時間的流逝（例如，在免費軟件試用期間），您應(yīng)該能夠了解哪些供應(yīng)商在更好地及時更新PTO更新方面做得更好。
其次，您還可以向您的供應(yīng)商詢問其質(zhì)量控制流程，并堅持要求他們詳細(xì)介紹其魯棒性。例如，當(dāng)您的供應(yīng)商從以電子方式提供其更新的“數(shù)字” PTO中更新其數(shù)據(jù)時，您的供應(yīng)商會運行哪些類型的數(shù)據(jù)處理質(zhì)量檢查？他們是否使用統(tǒng)計分析來監(jiān)視錯誤和不一致之處？在發(fā)現(xiàn)錯誤或異常的情況下該怎么做？如果他們用新的更新覆蓋了數(shù)據(jù)庫中相關(guān)的現(xiàn)有標(biāo)記/內(nèi)容，他們是否保留并跟蹤文件歷史記錄，以便為用戶顯示/查看過去的事件？

要更新紙質(zhì)PTO公報，您可以詢問供應(yīng)商他們?nèi)绾螖?shù)字化紙質(zhì)文件，以及達(dá)到的錯誤率。他們?nèi)绾悟炞C每個數(shù)據(jù)集的完整性，并確保以正確的順序輸入數(shù)據(jù)？
例如，TrademarkNow在將所有傳入商標(biāo)數(shù)據(jù)添加到我們的系統(tǒng)之前，對我們所有傳入的商標(biāo)數(shù)據(jù)均應(yīng)用了非常強大的質(zhì)量保證（QA）方案：在我們的流程中，每個數(shù)字化商標(biāo)記錄均由兩名不同的操作員通過雙鍵驗證（兩個不同記錄條目，然后比較差異）-確保相關(guān)數(shù)據(jù)字段的正確性達(dá)到99.9997％。
最后，您可以詢問供應(yīng)商有關(guān)其定期清理，統(tǒng)一和修復(fù)PTO數(shù)據(jù)本身的過程。鑒于PTO本身經(jīng)常犯錯誤，您的搜索供應(yīng)商如何處理這些錯誤？例如，它們是否解決商標(biāo)所有者名稱的拼寫錯誤，將屬于同一所有者的品牌合并在一起等？在TrademarkNow的情況下，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)此類錯誤時，我們可以通過算法或由數(shù)據(jù)質(zhì)量團隊手動解決問題，或者在某些情況下，我們將與PTO聯(lián)系并尋求修復(fù)。在所有情況下，我們的政策始終是同時顯示原始的“官方” PTO記錄（有錯誤），我們自己的注釋和建議的數(shù)據(jù)更正。
走向美好的未來
如果以上所有方面看起來令人生畏，請不要絕望-您并不是唯一擔(dān)心數(shù)據(jù)質(zhì)量的人。包括Gartner Group，Price Waterhouse Coopers和The Data Warehousing Institute在內(nèi)的一系列長期的行業(yè)專家聲稱已經(jīng)確定了數(shù)據(jù)質(zhì)量管理方面的危機，并且高級決策者不愿為此做足夠的事情。
歸根結(jié)底，高質(zhì)量的商標(biāo)數(shù)據(jù)對于商標(biāo)專業(yè)人士及其組織的成功至關(guān)重要，尤其是在明顯面臨著更有效，更低成本地提供商標(biāo)法律服務(wù)的壓力之時。如果您是商標(biāo)經(jīng)理，那么高水平的數(shù)據(jù)質(zhì)量確實符合您組織的最大利益-并且需要重點關(guān)注。通過使用上面列出的一些最佳實踐，您可以幫助將您的組織引向一個更好的地方。

標(biāo)簽：阿壩湘西晉城十堰潛江日照四平青島

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