立思辰公司的副總經(jīng)理馬黎陽最近心情不錯，不少難以攻克的客戶最近的簽約意向越來越明顯。這家公司一年光房子的租金就上億。我們能夠幫他們省個幾百萬的文件費(fèi)用，在前幾年他們根本就不在意，但現(xiàn)在有八成的把握談成這筆生意。”馬黎陽正在忙著推動手頭一家大型金融國企的項(xiàng)目。金融風(fēng)暴來襲，首當(dāng)其沖的就是新股發(fā)行停止和證券市場萎縮，而幾百萬的文件費(fèi)用，在這家投資銀行眼中也不再是看不上的小錢。
例子不止這一個。經(jīng)濟(jì)危機(jī)到來的時候，當(dāng)開源”日益困難，大大小小的公司只能將自己的視線轉(zhuǎn)向節(jié)流”。以出租文件設(shè)備，外包企業(yè)文件打印服務(wù)為主業(yè)的立思辰迎來生意的紅火時光。過去幾年我們的文件外包業(yè)務(wù)年增長超過50％，今年還會繼續(xù)增長。”立思辰董事長池燕明說，2008年他的公司銷售額達(dá)到2.8億人民幣。在長長的客戶名單上，你可以找到國家工商總局、北方電訊、中海油等政府、大型企業(yè)的名字。
所謂打印外包，是指企業(yè)通過租賃文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等）的方式來打印辦公文件。馬丁（Martin Leicht）是一所國際學(xué)校的IT中心主任，也是打印外包的受惠者之一，辦公設(shè)備的管理曾經(jīng)是個挺讓他頭疼的活兒。在這所外國人學(xué)校里，孩子從小學(xué)三年級就開始頻繁使用電腦，而電腦的大量使用也讓打印成了老師和學(xué)生們在學(xué)習(xí)中最常進(jìn)行的工作。不停地更換墨粉、聯(lián)絡(luò)維修、隨著學(xué)校的擴(kuò)張不斷購置辦公設(shè)備都讓他的IT部門頗為辛苦。2006年，馬丁開始與立思辰合作，將所有的文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等）的所有權(quán)以轉(zhuǎn)讓的方式全部歸入立思辰名下，進(jìn)行必要的更換后再以租賃的模式由京西學(xué)校使用。立思辰將設(shè)備按照師生們的使用習(xí)慣重新部署，并接手運(yùn)營、耗材更換、維保。馬丁只付出每年12張支票，所有的一切都由立思辰完成。而利用在設(shè)備上加裝的計數(shù)器，立思辰按照打印頁數(shù)，按張收費(fèi)。這樣顧客不需要關(guān)心設(shè)備，而只需要關(guān)心使用和成本。其實(shí)顧客需要的是一個直徑3英寸的鉆孔，而并不是直徑3英寸的鉆頭。”池燕明引用了一句管理大師西奧多的名言，在他看來客戶需要的同樣只是文件，而并不是打印機(jī)，更不是那些維護(hù)的麻煩。
在國外，文件外包能夠節(jié)約每印成本10％-25％，而按照池燕明的經(jīng)驗(yàn)是15％-20％.我們現(xiàn)在每年的印張數(shù)是430萬，與3年前大致相同，但是考慮到學(xué)生增加了40％，依然省了不少錢。”在馬丁看來即便是直觀上節(jié)約的效果已經(jīng)不錯，而耗費(fèi)在維護(hù)設(shè)備、采購耗材上的人工、時間等隱性成本的節(jié)約則更為明顯。根據(jù)國際外包協(xié)會統(tǒng)計，世界500強(qiáng)企業(yè)中，有85％以上采用文件外包服務(wù)，而中國企業(yè)中采用文件外包服務(wù)的目前尚不足5％.而如果中國企業(yè)500強(qiáng)的文件外包服務(wù)比例達(dá)到這一水平，可以每年節(jié)約667億元人民幣。即便按照節(jié)約20％計算，整個文件外包市場規(guī)模也將數(shù)以千億。
這種模式最直接的節(jié)約首先來自于設(shè)備。以前都是誰需要誰就打報告購買，按照現(xiàn)有資源進(jìn)行合理配置。過高的文印設(shè)備占有率降低了公司對文印設(shè)備的投資收益、使用效率增建了耗材和維修的使用成本。”中國國際航空公司資產(chǎn)管理部專員曹岳說。他們在經(jīng)過一年的考慮之后正準(zhǔn)備簽下與立思辰的合作，在他們初期試點(diǎn)的首都機(jī)場新辦公樓中的1，000多名職員甚至擁有數(shù)百臺各種打印機(jī)、復(fù)印機(jī)。而將來被立思辰接管后，將會更多地采用大型綜合一體機(jī)取代為數(shù)眾多的桌面機(jī)，后者數(shù)量將會縮減一半以上。
辦公室的職員們往往因?yàn)榉奖?，希望能夠擁有自己的臺式打印機(jī)，而實(shí)際上這是一種很不劃算的做法。小打印機(jī)的硒鼓只能打印幾千張，每張成本接近5毛錢。而我們所使用的數(shù)碼一體化設(shè)備硒鼓可以使用數(shù)萬張，單張成本只有2毛左右，平均的維保成本也低得多。”在池燕明看來，并不是每個顧客都能夠了解各種品牌、型號辦公設(shè)備的特性和適用范圍，常常出現(xiàn)小馬拉大車的局促或者殺雞用牛刀的浪費(fèi)。而在曹岳看來，另一個關(guān)于設(shè)備的浪費(fèi)是折舊問題。由于缺乏專業(yè)維護(hù)，很多本來可以使用3-5年的機(jī)器一兩年就不行了，這在公司資產(chǎn)的折舊上也是一筆很大的浪費(fèi)。”他說。
減少不必要的文件輸出是另一好處。在馬丁的學(xué)校，過去由于打印、復(fù)印都不收取費(fèi)用，學(xué)生總是隨意打印。而在新的文件系統(tǒng)之下，由于打印的文件都暫時儲存在服務(wù)器中，用戶在打印機(jī)上刷卡后才能打出。由于機(jī)器的集約化布置，人們或多或少總需要走幾步路才能拿到自己的文件，在怕麻煩的心理下，那些可打可不打的文件又會省掉不少。
對馬丁來說，更重要的是通過立思辰的刷卡系統(tǒng)他可以清楚地知道每個學(xué)生打印了多少文件，甚至每個學(xué)生彩打、黑白多少都可以一目了然。此前沒有人知道學(xué)生打印的是學(xué)習(xí)相關(guān)還是私人相關(guān)的東西，但是現(xiàn)在馬丁可以通過后臺軟件隨時了解學(xué)生的異常打印狀況，并及時與老師溝通。雖然我們不會經(jīng)常監(jiān)控學(xué)生在干什么，但是他們知道有管理系統(tǒng)的存在，潛意識里會節(jié)約不少。”馬丁說。每個學(xué)期，京西學(xué)校學(xué)生的卡中會被充入250元打印費(fèi)用，足以滿足他們在學(xué)習(xí)中的打印需求。一旦超出這個限額，費(fèi)用只能由自己支付。以這樣的操作方式，京西學(xué)校不僅可以量化每年的文件費(fèi)用，而且還可以避免預(yù)算外的額外浪費(fèi)。
清晰可控的文件成本，對于企業(yè)的預(yù)算決算同樣重要。即便是這個項(xiàng)目上了以后依然保持成本持平都是值得的。”曹岳如是說，原因除了人力節(jié)約之外還在于這能讓他弄清楚一直算不清的一筆賬——文件處理到底花了多少錢？的確，超過200人的公司沒有多少能夠清晰的計算出自己在維修上花費(fèi)了多少人工，用了多少墨粉、硒鼓。而將來曹岳則可以清楚地了解每個部門、每個項(xiàng)目甚至每個人的文件成本。了解成本是控制成本的基礎(chǔ)，最大的浪費(fèi)是那些不知道的浪費(fèi)，而文件處理正是其中之一。”池燕明如是說。
今年42歲的池燕明畢業(yè)于清華大學(xué)。立思辰原本是經(jīng)營打印設(shè)備的經(jīng)銷商。2004年，當(dāng)立思辰從一家大型中外合資制造型企業(yè)手中拿到一份不是單純購買復(fù)印機(jī)，而是希望將文件輸出相關(guān)事務(wù)全部外包的服務(wù)合同時，開始意識到自己應(yīng)該成為賣鉆孔而不是賣鉆頭的人。從此后立思辰就一發(fā)不可收拾。從機(jī)器代理到服務(wù)外包，立思辰在市場中發(fā)現(xiàn)了自己跟廠商相比的優(yōu)勢所在——服務(wù)創(chuàng)造價值。
不過，在打印外包服務(wù)市場競爭也非常激烈。在中國，最早從事打印外包服務(wù)海外巨頭富士施樂占據(jù)了中國市場50％的服務(wù)份額，而立思辰以4.55％的市場份額位居第二，并成了唯一能與富士施樂、理光、惠普競爭的國內(nèi)廠商。除更了解中國之外，保密是立思辰對抗外企的另一武器。曾經(jīng)曝光的打印機(jī)泄密事件讓政府機(jī)關(guān)、國企對于來自外企的外包服務(wù)總是心存疑慮。對國外的企業(yè)并不是不信任，但畢竟不像國內(nèi)的公司這么放心，”曹岳說，保密在國航這樣的國企中占有很重要的地位，公司的年報、合同不說，光是專機(jī)任務(wù)的那一張紙就泄漏不得。”而立思辰是行業(yè)內(nèi)唯一具有國家保密資質(zhì)公司的身份也讓他放心不少。
2008年的好收成，讓立思辰?jīng)Q定在今年開始自己的加速擴(kuò)張。2009年以后我們的重大戰(zhàn)略是通過戰(zhàn)略結(jié)盟、兼并合作在全國尋找合作伙伴拓展。”池燕明對未來充滿信心。
