時(shí)間管理三部曲
1.明確目標(biāo)，目標(biāo)刺激我們奮勇向上
雖說(shuō)目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過(guò)氣，還哪來(lái)時(shí)間好好 想想自己的將來(lái)。但這正是問(wèn)題的癥結(jié)，就是因?yàn)闆](méi)有目標(biāo)，每天才弄得沒(méi)頭沒(méi)腦、 蓬頭垢面，這只是一個(gè)惡性循環(huán)罷了！
如何制定目標(biāo)？ 一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的。
(1) 具體的
有人說(shuō)：我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定 要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞，
一篇文章。
有人曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不 多，先是一起跳過(guò)了 1米。他對(duì)第一組說(shuō)：你們能夠跳過(guò)1.2米。他對(duì)第二組 說(shuō)：你們能夠跳得更高。經(jīng)過(guò)練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的 目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過(guò)1.2米，而第二組的人因?yàn)闆](méi)有具體目標(biāo)，所以他 們中大多數(shù)人只跳過(guò)了 1米，少數(shù)人跳過(guò)了 1.2米。這就是有和沒(méi)有具體目標(biāo)的差 別所在。
(2) 可衡量的
任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來(lái)衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就 能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個(gè)底。房子要多大， 是幾層樓？需要多少臥室？要木頭的還是鋼筋水泥的？坐落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？ 有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。
(3) 可達(dá)到的
不能達(dá)到的目標(biāo)只能說(shuō)是幻想，白日做夢(mèng)，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒(méi)有挑戰(zhàn)性。 多年前，美國(guó)一位科學(xué)家進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈 的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距 離可以自己選擇。站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快就泄氣了； 有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好 處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們還有成就感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成 就動(dòng)機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具有挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。
(4) 相關(guān)的
目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員， 整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì) 被公司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄。
(5)基于時(shí)間的
任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說(shuō)：我一定要拿到律師 證書。目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？
2.有計(jì)劃，有組織地進(jìn)行工作
所謂有計(jì)劃，有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過(guò)采 取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
(1) 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理；
(2) 將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列；
(3) 按排列順序進(jìn)行處理；
(4) 為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間；
(5) 由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序 進(jìn)行，哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。
那么有人會(huì)問(wèn)：究竟該怎樣做計(jì)劃呢？大致的步驟如下：
(1) 確立目標(biāo)；
(2) 探尋達(dá)到目標(biāo)的各種途徑；
(3) 選定最佳的完成方式；
(4) 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；
(5) 編排月凋/日的工作次序并加以執(zhí)行；
(6) 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及達(dá)到目標(biāo)的最佳途徑的可行性。
二、執(zhí)行(D〇）
按照先前制定的計(jì)劃去做。有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，請(qǐng)大家記?。?
(1) 切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真 正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒(méi)有收獲；
(2) 實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。
美國(guó)的成功學(xué)家格林演講時(shí)，時(shí)常對(duì)觀眾開玩笑地說(shuō)，美國(guó)最大的快遞公司—— 聯(lián)邦快遞，其實(shí)是他發(fā)明的。他不說(shuō)假話，他的確有過(guò)這個(gè)主意。但是我們相信世 界上至少還有一萬(wàn)個(gè)和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。格林剛剛起步時(shí)，在 全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期并在限時(shí)內(nèi)將文件從美國(guó)的一 端送到另一端的時(shí)間縫隙中。當(dāng)時(shí)格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開辦一個(gè)能夠?qū)⒅?要文件在24小時(shí)之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了 好幾年……一直到有一個(gè)名叫弗列德•史密斯的人真的把這主意轉(zhuǎn)換為實(shí)際行動(dòng)。
這個(gè)故事的教訓(xùn)是：成功地將一個(gè)好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個(gè)好主 意要有價(jià)值得多。分清工作的輕重緩急
請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？
(1) 先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。
(2) 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
(3) 先做容易的事，然后再做難做的事。
(4) 先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做 好的事。
(5) 先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。
(6) 先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。
(7) 先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。
(8) 先做別人的事，然后再做自己的事。
(9) 先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。
(10) 先做有趣的事，再做枯燥的事。
(11) 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事 或難以告一段落的事。
(12) 先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后 再做其他人所拜托的事。
(13) 先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。
以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度上說(shuō)大致上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。 我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到底哪些應(yīng)該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？ 一般認(rèn)為是按I 照事情的緊急程度來(lái)判斷。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其I 重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊 迫。因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的重要程度。所謂 重要程度，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。提請(qǐng)注意：雖然有以上的理由，我們 也不應(yīng)全面否定按事情緩急程度辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事 的先后順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的輕重，再考慮事情的緩急——也就是我們 前面介紹的第二象限組織法。
三、檢討與完善(REVEW)
是否按先前制定的時(shí)間完成。如果沒(méi)完成，要找出原因，進(jìn)行改進(jìn)，并重新制 定另一個(gè)計(jì)劃來(lái)繼續(xù)完成。
例如，作為一個(gè)客服中心的機(jī)票旅游顧問(wèn)(TC)，每個(gè)月可以把自己的工作時(shí)間 合理利用，從而創(chuàng)造出最大的效益。表20-2是一個(gè)TC要求一個(gè)月完成1000個(gè)航 段，保險(xiǎn)銷售達(dá)到39%的計(jì)劃。
按照一個(gè)月分為四周，每周工作日5天，每天工作8小時(shí)來(lái)算，我們就可以計(jì) 劃出每天要完成的工作量。按照計(jì)劃去做，如果沒(méi)完成，就要進(jìn)行檢討，找出原因, 做進(jìn)一步的改進(jìn)。
