如何做好呼叫中心的質(zhì)量控制

隨著中國呼叫中心事業(yè)的蓬勃發(fā)展，呼叫中心已經(jīng)由一個新興的行業(yè)向成熟化進步，各種自建型、外包型呼叫中心如同雨后春筍般涌現(xiàn)在中國大地；越來越多的呼叫中心培訓、認證；越來越多國外呼叫中心進入中國；這一切，使得了解、認識、重視呼叫中心的人越來越多。在這個階段，我們應(yīng)該考慮的不再是什么是呼叫中心，呼叫中心能做什么，而是如何做好呼叫中心。這時，呼叫中心的質(zhì)量控制，即如何做好質(zhì)檢工作，成為一項重要的工作。

一、呼叫中心質(zhì)量控制的重要意義

無論是自建型呼叫中心還是外包型呼叫中心，無論是“成本中心”還是“利潤中心”，都時時刻刻在提供著各種各樣的服務(wù)。這種服務(wù)可以是售前服務(wù)、售中服務(wù)，也可以售后服務(wù)。在市場經(jīng)濟競爭越來越激烈的環(huán)境下，“打價格戰(zhàn)必將兩敗俱傷，只有做好服務(wù)才是最根本的”。呼叫中心作為企業(yè)的服務(wù)中心、客戶關(guān)系管理中心，或者稱為客戶關(guān)系維系中心，所提供服務(wù)的質(zhì)量尤為重要。保證每一位座席代表的服務(wù)質(zhì)量就是在維護公司的形象與利益，是呼叫中心現(xiàn)場管理工作各個環(huán)節(jié)中重要的一環(huán)。

呼叫中心具有呼入與呼出兩種基本的業(yè)務(wù)類型，質(zhì)量控制工作針對這兩種業(yè)務(wù)類型的重要意義各有不同：

1.1.呼入型呼叫中心質(zhì)量控制的意義
呼入型呼叫中心的業(yè)務(wù)主要包括接聽客戶的咨詢、建議、話務(wù)轉(zhuǎn)接、投訴、定單處理等各種客戶主動打入的電話，對于此類業(yè)務(wù)，質(zhì)量控制工作的重要意義在于：

1)保證座席代表服務(wù)的質(zhì)量

質(zhì)量控制工作（質(zhì)檢）是除培訓、現(xiàn)場管理、績效考核以外能夠有效保證服務(wù)質(zhì)量的重要工作途徑。

質(zhì)檢工作可以對座席代表部分甚至全部服務(wù)內(nèi)容進行實時的監(jiān)控，以及事后的復(fù)核，通過錄音系統(tǒng)對每一個細節(jié)進行監(jiān)控，保證每位座席代表的服務(wù)質(zhì)量，進而保證整個呼叫中心的服務(wù)質(zhì)量。

2)保證座席代表服務(wù)的規(guī)范性

專業(yè)的呼叫中心服務(wù)，要求每位座席代表的服務(wù)符合各種已定的規(guī)范，這是保障客戶利益與公司利益的重要方面。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要，我們對座席代表受理的客戶問題都有相應(yīng)的應(yīng)對要求以及解決流程，質(zhì)量控制工作就是在對座席代表監(jiān)控的同時，保證服務(wù)的規(guī)范性。

3)保證座席代表服務(wù)的一致性

呼叫中心的服務(wù)應(yīng)該是統(tǒng)一的，這個統(tǒng)一有兩層含義：對每位客戶的服務(wù)一致以及不同座席代表對同一客戶的服務(wù)一致。在這個意義上，質(zhì)量控制工作的重要意義就在于保證所有座席代表對每一位客戶的服務(wù)都是一樣的，樹立、維護一致的公司品牌與形象。

4)為培訓工作提供各種真實案例

質(zhì)檢工作所了解到的情況都是座席代表最直接的表現(xiàn)。通過實時監(jiān)聽以及錄音復(fù)核，可以將問題重現(xiàn)，進而對質(zhì)檢工作中所發(fā)現(xiàn)的共性、個性問題進行分類與記錄，提供給負責培訓工作的培訓人員，達到以典型案例培訓與指導座席代表工作的目的。

5)為座席代表考核，特別是服務(wù)質(zhì)量的考核提供依據(jù)

對座席代表的考核中重要的一項就是質(zhì)量考核，通過一定周期各種方式的質(zhì)檢工作，可以量化座席代表的服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合其它現(xiàn)場管理的考核情況，為座席代表的考核工作提供考核依據(jù)。

1.2.呼出型呼叫中心質(zhì)量控制的意義

呼出類的業(yè)務(wù)是指由座席代表主動打出的電話，主要業(yè)務(wù)類型包括電話銷售、電話回訪、客戶關(guān)懷、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗等，對于此類業(yè)務(wù)，質(zhì)檢工作的重要意義在于：

1)維護公司及客戶的利益

座席代表所呼出的每一通電話，都代表著公司（外包型呼叫中心代表的是客戶公司）。由于呼出型項目多以座席代表的業(yè)績來考核，所以座席代表難免將個人的利益看得比較重要，這時質(zhì)檢工作的意義就在于監(jiān)控座席代表的工作，減少甚至杜絕出現(xiàn)假單、誘單、搶單等現(xiàn)象的發(fā)生，站在“公司利益第一”的角度判斷、檢查座席代表的工作。

2)掌握座席代表的工作技能

對于從事呼出的座席代表，由于是主動致電客戶，可能遇到的情況相對呼入型業(yè)務(wù)更加復(fù)雜，并且客戶拒絕的可能性更大，這就要求我們的座席代表掌握一定的呼出技能，比如電話溝通技巧、電話銷售技巧、電話服務(wù)禮儀等，而這些方面的掌握程度一方面可以由座席代表的業(yè)績表現(xiàn)出來，另一方面就需要通過質(zhì)檢來發(fā)現(xiàn)。質(zhì)檢工作是有針對性的，是實實在在的具體案例，能夠非常有效地在實踐中檢驗座席代表的工作水平。

3)為座席代表的培訓提供案例

通過質(zhì)檢工作能夠發(fā)現(xiàn)各種各樣的問題，將這些問題整理、歸類，制作成典型案例，并且提供給培訓部門，供培訓人員在對座席代表進行培訓時使用。這樣的案例來源于實際，來源于座席代表本身，更具有說服力與指導性，對提升座席代表的技巧與能力非常有幫助。

4)為項目運營提供有益參考

正是由于質(zhì)檢工作能夠?qū)崟r了解座席代表與客戶的溝通情況，而且質(zhì)檢工作的覆蓋面大，了解到的信息真實、全面，在檢查座席代表工作的同時，更能夠及時、準確地把握客戶的需求，將這些信息反饋給項目經(jīng)理及其它部門，有利于公司隨時把握項目進展情況，為項目的運營提供有益的參考。

二、如何開展質(zhì)量控制工作

作好質(zhì)量控制工作首先要在清楚質(zhì)檢工作重要意義的基礎(chǔ)上，確定質(zhì)檢的原則、目的、標準以及質(zhì)檢的方式等工作環(huán)節(jié)。有效的質(zhì)量控制一般需要從以下幾方面開展：
確定質(zhì)檢原則
明確質(zhì)檢目的
作好質(zhì)檢前的準備
選擇質(zhì)檢方式
確定質(zhì)檢標準
質(zhì)檢信息的使用

2.1.確定質(zhì)檢原則

通常來講，質(zhì)量控制要遵循“公平、公正、客觀、及時、準確” 等基本原則，這是對質(zhì)檢工作整體的要求也是對每一位質(zhì)檢人員的要求。只有遵循這樣的原則來開展質(zhì)檢工作，才能起到有效控制質(zhì)量的目的。

根據(jù)質(zhì)檢的原則，對每一個項目、每一個座席代表的質(zhì)量考核標準應(yīng)該是一致的，此為“公平”；在質(zhì)檢過程中，要嚴格根據(jù)質(zhì)量標準的要求來執(zhí)行，此為“公正”；質(zhì)檢員在質(zhì)檢過程中，要以客觀事實為依據(jù)，而不能靠個人主觀判斷，這是“客觀”；質(zhì)檢工作必須及時，在項目啟動時就需要深入開展，因為在項目啟動初期，是最容易出現(xiàn)問題的，所以，質(zhì)檢工作需要“及時”；從事質(zhì)檢的工作人員，需要掌握熟練的業(yè)務(wù)水平，有能力準確判斷出各種問題，對發(fā)現(xiàn)的問題要能夠準確定位。

2.2.明確質(zhì)檢目的

質(zhì)檢并不是為了挑座席代表的錯誤，而是要及早地發(fā)現(xiàn)問題，而發(fā)現(xiàn)問題更是為了使座席代表能夠更好地學習，從而不斷提高個人與整體的服務(wù)水平與質(zhì)量。
如果質(zhì)檢的目的不是從公司、座席代表的角度去考慮，就可能成為一味地為找問題而找問題，而不去分析問題。這樣，質(zhì)檢人員容易與座席代表成為對立面，這樣不僅不利于質(zhì)檢工作本身，更不利于團隊的分工協(xié)作，破壞團隊凝聚力。
所以，正確的呼叫中心質(zhì)量控制的目的是：從公司與客戶的利益出發(fā)，以幫助座席代表改善服務(wù)質(zhì)量為目的。

2.3.作好質(zhì)檢前的準備

在質(zhì)檢工作開始前需要做好準備，為今后的質(zhì)檢工作打好基礎(chǔ)。質(zhì)檢前的準備工作主要有：

2.3.1.清楚了解項目要求，特別是對質(zhì)量的要求
不同的項目對質(zhì)量的要求不同，對質(zhì)檢工作人員的要求也不同，所以在開始質(zhì)檢工作之前，需要與項目負責人及其他同事做好溝通，清楚地了解質(zhì)檢工作的要求。換言之，質(zhì)檢工作是建立在對項目的深刻認識這個基礎(chǔ)上的。

2.3.2.積極學習業(yè)務(wù)知識，熟練掌握業(yè)務(wù)知識

服務(wù)質(zhì)量控制是需要對質(zhì)量進行控制與把關(guān)，而使質(zhì)檢人員掌握熟練的業(yè)務(wù)知識與技能是做好這項工作的前提。

為了更好地掌握業(yè)務(wù)知識，要根據(jù)業(yè)務(wù)需要及工作安排，認真組織質(zhì)檢人員接受項目培訓，提升質(zhì)檢人員的業(yè)務(wù)水平。同時，要安排質(zhì)檢人員積極與座席代表進行溝通，了解他們對業(yè)務(wù)知識的認知程度，這樣可以避免在質(zhì)檢中與座席代表出現(xiàn)理解分歧，要首先統(tǒng)一認識。

2.3.3.分析業(yè)務(wù)重點與難點，制定質(zhì)檢計劃

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，任何一項工作都不能盲目地開展，需要在掌握需求、熟悉業(yè)務(wù)、了解座席代表情況的基礎(chǔ)上制定質(zhì)檢計劃。

質(zhì)檢計劃應(yīng)該包括所選擇的質(zhì)檢方式、擬投入的時間與精力、質(zhì)檢效果的評估辦法、質(zhì)檢問題的反饋流程、座席代表質(zhì)檢扣分標準、質(zhì)檢的重點等。

質(zhì)檢工作需要按著質(zhì)檢計劃來進行，才能有條不紊地開展，避免產(chǎn)生質(zhì)檢的盲區(qū)，全面控制服務(wù)質(zhì)量，使質(zhì)檢工作能夠達到希望的目的。

2.4.選擇質(zhì)檢方式

在質(zhì)檢工作中，需要掌握一定的質(zhì)檢方法，不能盲目地監(jiān)聽、復(fù)核，要將質(zhì)檢工作分出輕重緩急，根據(jù)具體項目對質(zhì)檢的要求，準確的選擇所要質(zhì)檢的對象以及質(zhì)檢時側(cè)重的主要問題。

2.4.1.質(zhì)檢對象的選擇

做好質(zhì)量控制，需要能夠準確找到主要的質(zhì)檢對象，而不能“眉毛、鼻子一起抓”。根據(jù)一定的質(zhì)檢原則，將全體座席代表的工作情況要有一定的判斷與了解，對存在嚴重問題或者屢次出現(xiàn)問題的座席代表要有所側(cè)重，加大質(zhì)檢力度，同時做好問題的跟蹤。

2.4.2.質(zhì)檢內(nèi)容的選擇

根據(jù)具體質(zhì)檢要求以及座席代表的實際情況，總結(jié)出座席代表常犯的共性錯誤、個性錯誤，并將各類錯誤做為主要的質(zhì)檢內(nèi)容，在質(zhì)檢過程中著重對關(guān)鍵的問題點進行質(zhì)檢。

2.4.3.質(zhì)檢方式的選擇

隨機抽查：質(zhì)檢工作常用的方式是抽檢，特別是大型項目由于同時上線的座席代表較多，難以做到一個一個的質(zhì)檢，這時抽檢就是一種有效的質(zhì)檢方式。在選擇隨機抽查這種質(zhì)檢方式時，特別要注意質(zhì)檢對象與質(zhì)檢內(nèi)容的選擇，提高質(zhì)檢效率。

摸底質(zhì)檢：在質(zhì)檢工作當中，特別是一個項目剛剛開始運作時，往往還不了解座席代表的工作情況，這時需要通過全面的摸底質(zhì)檢，對座席代表逐一進行考核。這種質(zhì)檢方式投入的工作量較大，重點是要對座席代表的情況進行掌握并且歸類，比如哪些座席代表容易出錯，哪些座席代表業(yè)務(wù)熟練，哪些座席代表溝通技能強，哪些座席代表工作經(jīng)驗不足等。只有在對全體座席代表的工作情況熟悉后，才能有針對性地選擇質(zhì)檢對象。

同時，還需要對在全面質(zhì)檢中發(fā)現(xiàn)的個性問題、共性問題進行分類，做到心中有數(shù)，在后續(xù)的質(zhì)檢工作當中有的放矢，提高質(zhì)檢工作的效率。
在質(zhì)檢工作當中，往往根據(jù)項目不同階段的需要，選擇不同的質(zhì)檢方式。

2.5.確定質(zhì)檢標準

為了實現(xiàn)呼叫中心的數(shù)字化管理，對在服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)問題的座席代表需要結(jié)合個人績效進行考評，這時就需要先制定一個質(zhì)檢評分標準，以便在質(zhì)檢過程中有章可依。

質(zhì)檢標準包括質(zhì)檢的主要方面、質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)問題的處理辦法等，這些標準是質(zhì)檢員在質(zhì)檢工作的依據(jù)。同時，座席代表也需要了解質(zhì)檢標準，以便在服務(wù)過程中“有法可依”。

2.6.質(zhì)檢信息的使用

質(zhì)量控制的目的很明確，就是為了發(fā)現(xiàn)問題并且?guī)椭斫鉀Q問題。所以，質(zhì)檢結(jié)果的反饋也是非常重要的。如果只是做了大量的質(zhì)檢工作，而對質(zhì)檢得到的信息沒有相應(yīng)地反饋或者只是對座席代表進行有效地傳遞，其實并沒有真正實現(xiàn)質(zhì)檢的目的。

所以，質(zhì)量控制工作要注重質(zhì)檢信息的使用。通過對質(zhì)檢結(jié)果的歸納、整理及反饋，將質(zhì)檢中發(fā)現(xiàn)的問題以及獲取到的信息，及時地反饋給負責項目管理工作的其他同事以及培訓人員，通過各個環(huán)節(jié)來幫助座席代表糾正錯誤，將個性的問題共享，共性的問題共勉。這樣，通過質(zhì)檢工作與各個工作環(huán)節(jié)的配合，才能夠?qū)㈨椖空w的服務(wù)質(zhì)量得到不斷提升。

做好呼叫中心的質(zhì)量控制工作非常重要，需要成立專門的質(zhì)檢部門或者針對具體項目成立專門的質(zhì)檢小組，通過質(zhì)檢部門或者質(zhì)檢小組有序地開展質(zhì)檢工作，實現(xiàn)質(zhì)量控制的科學化及規(guī)范化。

在呼叫中心事業(yè)漸漸成熟的今天，呼叫中心質(zhì)量控制體系也必須日益成熟，希望本文總結(jié)的經(jīng)驗?zāi)軌蚺c眾多從事呼叫中心工作的朋友們一起分享，共同做好呼叫中心的質(zhì)量控制工作。

呼叫中心論壇