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呼叫中心文化落地四步法

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在前一篇文章《文化決定組織管理的成敗》中,我們剖析了文化在大型呼叫中心管理中的作用,指出:要想建立世界一流的呼叫中心,必須要讓企業(yè)文化回歸本位,發(fā)揮其應(yīng)有的強(qiáng)大作用。文化決定企業(yè)是否會(huì)成功,文化決定企業(yè)的成敗,文化決定企業(yè)的生命力是否長久。

但是,在現(xiàn)實(shí)中,如何將企業(yè)文化貫徹到管理中,將企業(yè)文化與管理方式相融合,也就是說,企業(yè)文化如何落地,這是一個(gè)未曾有人認(rèn)真探索過的課題。

一、企業(yè)文化落地的認(rèn)識到實(shí)踐

文化建設(shè)的本質(zhì)是達(dá)到組織行為、方式、思維的一致性。其表現(xiàn)形式有兩種:服從和認(rèn)同。這兩者表面相同,但實(shí)質(zhì)并不一樣。服從只是表面上現(xiàn)象,而認(rèn)同才是真正接受、自覺執(zhí)行,最終在行動(dòng)上踐行。很多管理者只看到了表面的服從,而沒有能夠探索如何將企業(yè)文化落實(shí)到員工的執(zhí)行中,實(shí)現(xiàn)真正的認(rèn)同。調(diào)查中發(fā)現(xiàn),很多企業(yè)員工對企業(yè)文化理念知曉率雖然很高,但是在平時(shí)的工作行為上和文化要求上其執(zhí)行相差很遠(yuǎn),這就是通常所說的企業(yè)文化沒有落地,說一套,做一套。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部,解決企業(yè)文化落地的關(guān)鍵在于理念的認(rèn)同,實(shí)現(xiàn)員工與企業(yè)核心價(jià)值觀的執(zhí)行。這種認(rèn)同,不是簡單的全體員工對企業(yè)文化核心價(jià)值觀在概念上的知曉,甚至朗朗上口,倒背如流,也不僅僅是指員工對文化理念在涵義上的認(rèn)可、統(tǒng)一,而是要求員工對企業(yè)文化核心價(jià)值觀理念完全、衷心地?fù)碜o(hù),并在行為中自覺踐行、示范和傳播。

所謂企業(yè)文化落地,是指企業(yè)文化被員工接受并自覺執(zhí)行。這是一個(gè)結(jié)果,也是一個(gè)狀態(tài)。因此,企業(yè)文化落地是一種過程,包括三層涵義,一是企業(yè)文化轉(zhuǎn)化為全體員工認(rèn)同的觀點(diǎn);二是從理論層面口號轉(zhuǎn)化為制度層面的規(guī)則;三是員工在行為中自覺落實(shí)和體現(xiàn)。這三個(gè)環(huán)節(jié)是緊密相連、環(huán)環(huán)相扣的。企業(yè)在引進(jìn)企業(yè)文化理念之后,就認(rèn)為企業(yè)文化建設(shè)工作已經(jīng)完成。其實(shí),這只是企業(yè)文化導(dǎo)入的開始,只是建立了企業(yè)文化理念。從理念到企業(yè)文化真正作用,轉(zhuǎn)化為員工的實(shí)際行動(dòng),體現(xiàn)在員工的工作行為中,還必須經(jīng)過從認(rèn)識到實(shí)踐的轉(zhuǎn)化,這個(gè)轉(zhuǎn)化過程必須經(jīng)過“企業(yè)文化落地”的通道。如圖1所示。

圖1:“企業(yè)文化落地通道”示意圖

在圖1中,左邊的圓筒代表企業(yè)文化理念,右邊的圓筒表示企業(yè)文化在員工行為中的落實(shí)、執(zhí)行和真正的認(rèn)同,企業(yè)文化理論必須經(jīng)過文化落地方案的實(shí)施這個(gè)通道才能真正轉(zhuǎn)化為員工的自覺行為,才能真正得到運(yùn)用。

二、企業(yè)文化落地中存在的問題

企業(yè)文化落地,是企業(yè)文化理念在企業(yè)文化建設(shè)中的積極運(yùn)用。如果企業(yè)文化的建設(shè)到理論認(rèn)識為止,那么還只是進(jìn)行到一半,不能真正將企業(yè)文化落地,那么前面的工作都將前功盡棄。目前,很多企業(yè)在企業(yè)文化建設(shè)中存在不少誤區(qū):一是簡單認(rèn)為企業(yè)文化就是思想政治工作;二是膚淺詮釋企業(yè)文化就是規(guī)章制度;三是普遍覺得企業(yè)文化就是文體活動(dòng);四是片面理解企業(yè)文化就是標(biāo)語口號;五是機(jī)械模仿企業(yè)文化就是企業(yè)標(biāo)志。以上幾種觀點(diǎn)都是只看到企業(yè)文化的表現(xiàn)形式和載體,因而都走進(jìn)了認(rèn)識的誤區(qū),對企業(yè)文化的深刻內(nèi)涵作了片面的理解,其局限性是顯而易見的,對實(shí)際工作也十分不利。

三、企業(yè)文化落地四步法介紹

企業(yè)文化落地是理論成果的升華與發(fā)展。企業(yè)文化理念的提出,只是我們對企業(yè)文化管理思想和方法有了理論的認(rèn)識,這種認(rèn)識還需要在企業(yè)發(fā)展的實(shí)踐中進(jìn)行檢驗(yàn),不斷完善。通過企業(yè)文化落地,將企業(yè)文化理論成果進(jìn)行升華與發(fā)展,并被員工接受并自覺執(zhí)行,才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化建設(shè)目標(biāo)。

作者從自己多年的管理工作實(shí)踐和呼叫中心管理經(jīng)驗(yàn)中,總結(jié)出構(gòu)建企業(yè)文化完整的、具有邏輯性的理論體系,并且提煉出一整套科學(xué)的、可操作性強(qiáng)的診斷評估方法,也提供了一系列的工具,使得可以緊緊抓住企業(yè)文化落地的核心,使企業(yè)文化既實(shí)現(xiàn)起飛,又能夠落到實(shí)處,形成一個(gè)企業(yè)文化建設(shè)的完整流程。

企業(yè)文化落地方四步法從價(jià)值觀念——管理工具——員工行為改變——工作改進(jìn)四個(gè)方面,構(gòu)建了全面的文化落地體系(見圖2)。

圖2:企業(yè)文化落地體系

在以上企業(yè)文化落地四步法體系中,主要分為四個(gè)層層遞進(jìn)的方面:1、價(jià)值觀念是指深入理解企業(yè)核心價(jià)值觀的涵義;2、管理工具是將公司核心價(jià)值觀轉(zhuǎn)變?yōu)楹凸芾?、組織思維、員工行為相結(jié)合的管理工具;3、通過管理工具的推廣和使用引導(dǎo)員工思維、能力和行為的改變;4、通過員工的改變推動(dòng)組織工作績效的提升,實(shí)現(xiàn)工作改進(jìn)。

四、中國移動(dòng)淮安呼叫中心企業(yè)文化落地系統(tǒng)介紹

(一)企業(yè)文化落地體系建設(shè)

江蘇公司客服中心淮安分中心為了深入推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè),系統(tǒng)地設(shè)計(jì)了公司企業(yè)文化落地方案,將公司核心價(jià)值管理轉(zhuǎn)化為更具有操作性的管理工具,通過管理的工具的推廣和使用推動(dòng)員工的行為改變,通過員工思維、能力和行為的改變促進(jìn)組織工作績效的改進(jìn)。該方案通過三年規(guī)劃和實(shí)施,已經(jīng)得到有效實(shí)施并取得顯著成效(見圖3):

圖3:企業(yè)文化落地方案系統(tǒng)圖

從圖3中可以看出,企業(yè)文化落地方案主要分為如下四步:

1、公司核心價(jià)值觀的理解:中心全體成員首先深入理解了公司核心價(jià)值觀“正德厚生、臻于至善”的涵義;

2、管理工具的設(shè)計(jì):針對公司核心價(jià)值觀,中心創(chuàng)新設(shè)計(jì)了“核心價(jià)值觀五項(xiàng)修煉”落地方案,分別從品格、思維、情緒、行為、成長五個(gè)方面來提升員工,將公司核心價(jià)值觀轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾?、組織思維、員工行為相結(jié)合的管理工具;

3、行為改變的測量:為了管理模型的應(yīng)用情況(即員工行為的改變程度)可測量和可量化,中心設(shè)計(jì)了員工五項(xiàng)素質(zhì)測量模型;

4、工作改進(jìn)的效果:為了解企業(yè)文化建設(shè)對組織工作績效的提升效果,中心對員工素質(zhì)能力的提升情況、員工自身和公司價(jià)值的一致性、員工心理健康程度、員工流失率和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行了跟蹤測量。

(二)企業(yè)文化落地方案

在中國移動(dòng)公司核心價(jià)值觀“正德厚生,臻與至善”的基礎(chǔ)上,中國移動(dòng)淮安呼叫中心于2006年3月創(chuàng)新提出了“核心價(jià)值觀的五項(xiàng)修煉”企業(yè)文化落地方案。該方案從品格、思維、情緒、行為、成長五個(gè)方面將公司核心價(jià)值觀有效落地,使公司文化理念轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓤?zhí)行的五項(xiàng)管理工具,分別是(見圖4):

1. 關(guān)于員工品格的“至善若水”管理模型

2. 關(guān)于員工思維的“層次模型”管理模型

3. 關(guān)于員工行為的“及時(shí)轉(zhuǎn)彎”管理模型

4. 關(guān)于員工心態(tài)的“魔方理論”管理模型

5. 關(guān)于員工成長的“經(jīng)營自我”管理模型

真正做到文化和管理相結(jié)合,文化和員工思維相結(jié)合,文化和員工行為相結(jié)合。

中心“核心價(jià)值觀的五項(xiàng)修煉”企業(yè)文化落地方案在中心的推廣和實(shí)施取得了良好的影響力,將價(jià)值觀分為五個(gè)管理工具,更具個(gè)體化和針對性;它將價(jià)值觀轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砉ぞ?,使價(jià)值觀和管理思維進(jìn)一步緊密結(jié)合;企業(yè)文化落地方案通過圖示的方式進(jìn)行宣貫,便于員工的理解和傳播;方案中所有的模型和圖示以及表達(dá)詞匯全都來源于員工的常用詞,便于員工接受,并進(jìn)一步推廣。

現(xiàn)舉其中一例進(jìn)行說明。

例如管理模型二:關(guān)于思維的“層次模型”(見圖5)

圖5:“核心價(jià)值觀的五項(xiàng)修煉”落地方案管理模型圖二:層次模型

在組織管理中,當(dāng)員工績效不好的時(shí)候,很多人首先采用考核的方法,但是考核不一定是解決問題的有效辦法。圖5中說明,導(dǎo)致績效不好的原因可能是多個(gè)方面,并且問題的層次也不相同,如可能是環(huán)境、行為、能力、思維等多種原因。不同層次的問題應(yīng)該有不同的解決方法。如是環(huán)境的問題,則處理的方法不應(yīng)該是考核員工,而是管理者要去改變工作環(huán)境;如果問題原因是能力問題,那么應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)和能力提升,而不是簡單的考核。因此,解決問題前,首先要定位問題發(fā)生的層次,不同層次的問題,有不同的解決方法,將低層次的問題放在高層次上,可能易于解決;反之,可能不易解決,或效率很低。

層次模型把問題發(fā)生的層次分為:環(huán)境、行為、能力、流程、價(jià)值觀、身份、目的等七個(gè)層次,管理者通過界定問題的層次,針對性地提出激勵(lì)措施和解決辦法,進(jìn)而激勵(lì)員工。層次模型的核心是要求所有員工,尤其是管理者,不能簡單的處理問題,要有能力準(zhǔn)確地分析問題發(fā)生的層次,并能夠制定有針對性的高效的改進(jìn)方案,能夠幫助別人和指導(dǎo)別人提高。

根據(jù)“層次模型”管理工具,中心開發(fā)了“指導(dǎo)與激勵(lì)”文化素質(zhì)能力測試模型。

(三)員工組織文化行為等級測量模型

為了使得“核心價(jià)值觀的五項(xiàng)修煉”落地方案管理模型能夠?qū)崿F(xiàn)可測量、可量化、可操作,加強(qiáng)方案的通用性和科學(xué)性,中心從2006年5月起,通過半年多的努力,建立了員工組織文化行為等級測量模型。該測量模型圍繞“核心價(jià)值管理五項(xiàng)修煉方案”中的五個(gè)管理模型,設(shè)計(jì)了五項(xiàng)通用素質(zhì),分別是:

1. 對應(yīng)于“至善若水”管理模型的“品德與能力”素質(zhì);

2. 對應(yīng)于“層次模型”管理模型的“指導(dǎo)與激勵(lì)”素質(zhì);

3. 對應(yīng)于“魔方理論”管理模型的“開放與學(xué)習(xí)”素質(zhì);

4. 對應(yīng)于“及時(shí)轉(zhuǎn)彎”管理模型的“轉(zhuǎn)變與適應(yīng)”素質(zhì);

5. 對應(yīng)于“經(jīng)營自我”管理模型的“行為與成長”素質(zhì)。

該測量模型在素質(zhì)定義的基礎(chǔ)上對各種行為表現(xiàn)進(jìn)行了等級劃分,以測量員工每一項(xiàng)素質(zhì)所達(dá)到的程度。各素質(zhì)的測量模型如下:

“品德與能力”素質(zhì)

1、素質(zhì)定義

正直誠信,處理問題公平公正。富有責(zé)任感,對于自己的任務(wù)、決策和對下屬的指導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任。具有對崗位全局把握的水平和處理復(fù)雜事務(wù)的能力。能夠承擔(dān)壓力和挫折,積極幫助員工成長。

2、行為等級(見表一)

表一

“指導(dǎo)與激勵(lì)”素質(zhì)

1、素質(zhì)定義

問題發(fā)生時(shí),能分析問題發(fā)生的原因,如工作環(huán)境、員工行為、員工能力、員工價(jià)值觀、員工愿景等原因,針對問題的層次采用不同的解決方案,而不是簡單的結(jié)果考核。對員工充分指導(dǎo),和員工一起完成任務(wù)。對員工進(jìn)行針對性激勵(lì),充分調(diào)動(dòng)員工主動(dòng)性和創(chuàng)造性。實(shí)現(xiàn)員工自我激勵(lì)和管理。

2、行為等級(見表二)

表二

“開放與學(xué)習(xí)”素質(zhì)

1、素質(zhì)定義

主動(dòng)運(yùn)用恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?,營造和諧的溝通氛圍。以開放的心態(tài)、寬容的態(tài)度吸收他人的思想精髓,將多種層面的認(rèn)識融合貫通為大家的共識。工作中善于主動(dòng)學(xué)習(xí),不斷更新知識和思想層次。

2、行為等級(見表三)

表三

“轉(zhuǎn)變與適應(yīng)”素質(zhì)

1、素質(zhì)定義

根據(jù)環(huán)境和各種工作要求以及條件的變化,調(diào)整工作方法,工作重點(diǎn),工作標(biāo)準(zhǔn),隨需而變,不斷總結(jié),調(diào)整目標(biāo)來適應(yīng)新的環(huán)境。敏銳把握工作要求變化和潛在機(jī)會(huì),力爭成為先行者。

2、行為等級(見表四)

表四

“行為與成長”素質(zhì)

1、素質(zhì)定義

對工作和成長有長遠(yuǎn)的規(guī)劃,并在現(xiàn)實(shí)中有計(jì)劃地落實(shí)。做增加自己價(jià)值的事情。能將所有精力用于完成每一件事情,做好每一件事情。

2、行為等級(見表五)

表五

員工組織文化行為等級測量模型是針對中心全體員工而建立的,適用于中心所有員工,從文化的角度將公司核心價(jià)值觀行為化,明確了中心所有員工的價(jià)值取向,也是實(shí)際工作生活中的行為準(zhǔn)則。通過文化素質(zhì)模型建立與應(yīng)用,對照素質(zhì)定義將企業(yè)文化素質(zhì)可衡量化,可用于指導(dǎo)人員招聘選拔、能力提升培訓(xùn)等工作。員工組織文化行為等級測量模型已經(jīng)成為我中心全體員工個(gè)人素質(zhì)能力提升的指導(dǎo)工具。

(四)企業(yè)文化落地方案實(shí)施效果

通過企業(yè)文化落地體系的全面建設(shè),淮安呼叫中心的文化建設(shè)已取得顯著成效,這表現(xiàn)在多項(xiàng)員工和企業(yè)測量數(shù)據(jù)上:

1、員工心理健康建設(shè)取得顯著成效

經(jīng)過對中心全體員工的壓力和素質(zhì)測評,我中心員工壓力水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于行業(yè)內(nèi)平均水平,員工心理健康水平處于行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀水平(見圖6),表明我中心的全面文化建設(shè)取得顯著成效。

圖6:員工心理健康水平數(shù)據(jù)(由正業(yè)宏通咨詢公司測評)

2、員工和公司價(jià)值的一致性遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于行業(yè)均值

淮安中心員工的工作壓力數(shù)據(jù)中心的價(jià)值一致性指標(biāo)遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于行業(yè)平均水平,行業(yè)值為9.22%,淮安中心值為3.70%,見圖7(圖中數(shù)值越低越好)。

圖7:中心員工工作壓力數(shù)據(jù)

3、員工流失率保持同行業(yè)最好水平

通過深入推進(jìn)企業(yè)文化落地方案的實(shí)施,2006年全年淮安分中心流失率9.87%,保持行業(yè)中最好水平(行業(yè)流失率在30%左右)。2007年中心新招聘人員簽約率平均達(dá)到98.9%。

4、服務(wù)質(zhì)量行業(yè)領(lǐng)先

從07年行業(yè)客戶滿意度調(diào)查發(fā)現(xiàn),中心的客戶滿意度達(dá)到88.2%,高于行業(yè)全國評價(jià)水平7.4個(gè)百分點(diǎn),領(lǐng)先于競爭對手17.8個(gè)百分點(diǎn),保持了較高的服務(wù)質(zhì)量。

5、員工的五項(xiàng)文化素質(zhì)得到有效提升

根據(jù)“員工組織文化行為等級測量模型”,中心分別于2006年11月和2007年10月組織了全員的五項(xiàng)文化素質(zhì)測評工作,從數(shù)據(jù)可以看出,通過“五項(xiàng)修煉”文化落地方案的推進(jìn)實(shí)施,07年淮安中心員工的五項(xiàng)素質(zhì)得到全面提升,具體數(shù)據(jù)見圖8。

圖8:中心員工五項(xiàng)素質(zhì)提升數(shù)據(jù)

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