如何提高呼叫中心效率(重識KPI)

這次提及重識呼叫中心的KPI，注意這不是重視”的筆誤，我說的是重新認(rèn)識。呼叫中心的KPI的確是一個非常有趣且值得思考的內(nèi)容，每個呼叫中心的中層以上的管理人員都是需要了解的。為了避免不識廬山真面目，只緣身在此山中”的境地，我從另一個角度－個人對服務(wù)體會的幾個案例來看四個關(guān)鍵的KPI。
現(xiàn)在大家談及呼叫中心的KPI，對于23個關(guān)鍵指標(biāo)的定義和解釋都已經(jīng)有很全面的論述了。這方面的論述可以從幾個主要的呼叫中心行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中看到，顧問公司也可以協(xié)助呼叫中心進(jìn)行具體分析，提供適合衡量其業(yè)務(wù)需求的個性化KPI方案。
而說起貫穿此系列文章的效率”一詞，英文Efficiency，表示的是效用/成本。換句話說，就是一定成本產(chǎn)出的成果，引申為單位時間內(nèi)的成果。時間就是金錢，在呼叫中心行業(yè)尤其如此！
如果在23個的呼叫中心指標(biāo)中，選擇出四個代表性的關(guān)鍵指標(biāo)。MetricNet的選擇是：一次性問題解決率、每分鐘電話成本、客戶滿意度和遵時率。
1．一次性問題解決率非常重要，這在多位海內(nèi)外呼叫中心專家的論述中都給予了充分的論證。但是一次性問題解決率卻很難準(zhǔn)確得以測量。一般來說有四種測量方案，主要的是ACD報表系統(tǒng)來決定和業(yè)務(wù)代表記錄來決定兩種方式。
每一種方案都是不能準(zhǔn)確衡量一次性問題解決率這個指標(biāo)。
舉例來說，一般技術(shù)支持熱線采用的方法是ACD系統(tǒng)報表來決定一次性問題解決率。一般的說法是3天之內(nèi)客戶沒有重復(fù)來電，說明問題得到解決。而實(shí)際情況可能是客戶在3天之內(nèi)有新的問題進(jìn)來了，這樣降低了一次性問題解決率，也有可能客戶的問題沒有解答，但是客戶3天之內(nèi)沒有重復(fù)來電，可能是問題沒有得到解答，原因是客戶出差了，沒有再撥打熱線來追問而已。那么眾多因素在一起，可能就是一個折衷的接近于實(shí)際情況的數(shù)字了嗎？實(shí)在不好說。
衡量不同類型熱線的一次性解決率采用的方法不同：
在Pizza定購熱線中，采用上面的ACD系統(tǒng)報表決定的方法是不可以的。因為客戶很有可能是在15～30分鐘之內(nèi)追加訂單，甚至是每天都有電話叫餐，采用同樣的衡量方法的話，您難道不希望客戶追加訂單嗎？顯然不是。所以Pizza定購熱線決定一次性問題解決率，需要由業(yè)務(wù)代表過操作前臺界面選擇相應(yīng)的客戶聯(lián)絡(luò)信息。這里，順便印證一下一次性問題解決率不能準(zhǔn)確測量的說法。只要是人工操作，就一定有人為的因素在里面，比如：理解力、操作準(zhǔn)確度、人為主動制造的偏差等，所以由業(yè)務(wù)代表選擇這樣方法，其準(zhǔn)確度也是值得審視的。一次性問題解決率為什么重要？
除了可以間接影響呼叫中心的運(yùn)營成本和企業(yè)品牌之外，這個指標(biāo)是影響到客戶滿意度的關(guān)鍵要素。您到餐廳吃飯的時候，對于點(diǎn)餐的一次性解決率是什么樣的要求？我的體會是一次性可以完成點(diǎn)餐，我就比較滿意了。如果再能輔以禮貌的用語、友好的態(tài)度，加上適宜的微笑，那就是太棒了。
最近，有一次和幾個朋友到一個新開的餐廳吃飯，點(diǎn)餐5分鐘后，服務(wù)員跑過來告訴說我們牛肉沒有了”，我們把水煮牛肉改成了水煮魚片?？墒沁^了一會兒，這個服務(wù)員又過來說對不起您剛才改的魚肉現(xiàn)在也沒有了”，這時我對于這個餐廳點(diǎn)餐的服務(wù)就很是不滿意了。最后幾個朋友大家經(jīng)過一番商討，只好將菜改成紅燒豬蹄。非常幸運(yùn)的是，豬蹄沒有跑掉。
5年前在青島一次出差，和客戶在一個濱海酒店吃飯。同樣是點(diǎn)餐，飯店的服務(wù)員已然是在用無線PDA與廚房互動了。這邊兒服務(wù)員電子下菜單，廚房那邊兒即時顯示。當(dāng)時還真的對他們老板技術(shù)應(yīng)用的超前意識敬仰了一番。由于餐廳比較大，當(dāng)時沒有出現(xiàn)點(diǎn)餐缺少原材料的情況，所以沒有辦法檢驗到他們是否有即時更新的原料數(shù)據(jù)，以便于及時和客戶溝通哪些菜是可以點(diǎn)的。
提起這個一次性解決率，對于出租車叫車熱線的體驗比較深刻。撥打叫車電話，業(yè)務(wù)代表顯然是屏幕上跳出了我的客戶資料，包括：姓名、電話以及在類似時間段的叫車歷史記錄，然后直接和我說出了我的位置，讓我進(jìn)行確認(rèn)，并咨詢我的去向。整個通話時間不超過30秒鐘，而對我而言，幾次叫車的一次性解決率是100％。
從以上幾個案例上看，一次性解決率的提升有賴于：
－業(yè)務(wù)代表對客戶問題的理解力；
－業(yè)務(wù)代表的業(yè)務(wù)熟悉度；
－及時更新的知識庫的支撐；
－強(qiáng)大的客戶資料系統(tǒng)給予支撐，并基于業(yè)務(wù)特點(diǎn)優(yōu)化前臺操作界面、坐席話術(shù)等。
相信您都有過呼叫中心的服務(wù)體驗。而受到盈利模式、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的影響，有些呼叫中心的設(shè)置是形式化的。經(jīng)歷過某些呼叫中心的服務(wù)，聽到的永遠(yuǎn)是云里霧里的IVR，得到的是不能及時響應(yīng)的服務(wù)，獲得的是不能解決問題的答案。這樣的呼叫中心不知每天在丟掉多少顧客。基于一個不滿意顧客，會有100個人知道”的好事不出門，壞事傳千里”的理論，這些服務(wù)水平的呼叫中心還不知會對自己的品牌有多大的負(fù)面影響呢。
所以對于服務(wù)型的呼叫中心的投入，還是需要有一個基于品牌樹立和長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略性思考，不能只是認(rèn)為它是一個成本中心，而應(yīng)考慮是一個窗口，一個樹立品牌的機(jī)會。 2．每分鐘電話成本與每通電話成本：
說起成本，我們對于每分鐘電話成本和每通電話成本需要深入了解。每通電話成本相對于每分鐘電話成本，多了一個平均處理時間的因素。那么關(guān)乎固定時間內(nèi)的效率（Effect/Cost，效果/成本）的是每分鐘電話成本，而關(guān)乎呼叫中心整體成本卻是每通電話成本了。
為什么這么說呢？
一般而言某個具體的呼叫中心在某一時間段內(nèi)，其呼叫量是一定的。我們可以通過服務(wù)效率的提升進(jìn)而改變的指標(biāo)就是每通電話成本，那么固定時間周期內(nèi)的總體成本就得以降低。因此，如果您看到了每通電話成本降低了，那么可以說總體營運(yùn)成本在降低。在每通電話成本降低的時候，提醒您注意的是客戶滿意度的指標(biāo)，因為每通電話成本與客戶滿意度完全是兩個方向的指標(biāo)，容易顧此失彼。
3．客戶滿意度指標(biāo)：
衡量客戶滿意度指標(biāo)，比起前面提及的一次性解決率來說，簡直是更加難以測量和琢磨?，F(xiàn)在很多Mobile運(yùn)營商在為您提供服務(wù)之后，會要求您通過IVR對其服務(wù)進(jìn)行評分，經(jīng)歷過一次、二次，完全可以支持那些我心目中覺得服務(wù)滿意的業(yè)務(wù)代表，每次都是給他們選擇1－滿意！可是在最近3個月內(nèi)，每次服務(wù)后都需要我給予評分，我就覺得有些麻煩了。請問對我的服務(wù)內(nèi)容是到IVR滿意度調(diào)查之前呢，還是之后呢？如果說到之前，我絕大多數(shù)都是滿意的，但是如果涵蓋了這個滿意度調(diào)查，覺得被調(diào)查的太多了，覺得服務(wù)的最終滿意度降低了。
而最后印在我腦海中服務(wù)卻是整個過程，就是涵蓋了IVR滿意度調(diào)查的部分，那么我的最終滿意度如何？您已經(jīng)知道答案了。
以上僅僅就個人體會說明了一下客戶滿意度的調(diào)查，一定是不能流于形式，要對于調(diào)查的頻度、范圍進(jìn)行有效的規(guī)劃和監(jiān)控，及時調(diào)整。否則可能會由于調(diào)查客戶滿意度而降低客戶的滿意度。 4．關(guān)于遵時率：
遵時率這個指標(biāo)本身不是體現(xiàn)關(guān)乎成本和效率的直接指標(biāo)，但是卻是關(guān)系到其它指標(biāo)可否實(shí)現(xiàn)的最關(guān)鍵因素。無論排班人員如何萬能，只要業(yè)務(wù)代表不能很好的遵時上下線，那么一切都是空談。對于遵時率的測量，完全可以由系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計，這一點(diǎn)不同于一次性問題解決率和客戶滿意度那么難以測量了。讓排班人員為難的有兩點(diǎn)：一是準(zhǔn)確預(yù)測話務(wù)量很難，二是話務(wù)高峰的連續(xù)時間太短，對于小時段班務(wù)排起來比較困難。所以遵時率的好壞取決于話務(wù)預(yù)測準(zhǔn)確度和業(yè)務(wù)代表是否守時。
至此，我覺得可以用一個KPI雷達(dá)圖，來表示您的呼叫中心的整體營運(yùn)情況。需要注意的是，不同的指標(biāo)在您或其他人的呼叫中心中，他們的權(quán)重也是一定不同的。需要注意的是，呼叫中心中有些指標(biāo)是數(shù)字大比較好，有些是數(shù)字小比較好，比如成本。所以繪制雷達(dá)圖的時候要注意這一點(diǎn)，對于某些指標(biāo)可以取其倒數(shù)進(jìn)行標(biāo)記。
總之，呼叫中心的各項KPI就如古詩所云：橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同”。需要我們從每個呼叫中心的不同發(fā)展階段出發(fā)，根據(jù)所處的不同行業(yè)，去關(guān)注那些相對重要的指標(biāo)，然后再是區(qū)分這些指標(biāo)的權(quán)重以及如何均衡各項關(guān)鍵績效指標(biāo)，最終有效提升呼叫中心的效率。