所謂文件外包服務，就是指企業(yè)將所有文件設備（打印機、復印機、傳真機、一體機等）的運營管理全部外包給專業(yè)的文件外包服務商，由外包商對設備進行必要的調(diào)整并予以整體優(yōu)化部署，并全面接管設備的運營、耗材更換、維保等；客戶只需管理外包商，并以“按需打印、按張付費”的形式向外包商支付費用，而無需為耗材、維修等單獨付費。
按照立思辰董事長池燕明的描述，“每個月企業(yè)給我一張支票，我給企業(yè)一張發(fā)票，一年12張支票，12張發(fā)票，溝通簡單成本極低。”根據(jù)統(tǒng)計，對于國內(nèi)大型企業(yè)，文件外包服務可以為企業(yè)節(jié)約文件處理成本的15%-20%。并具有以下一些特點：
節(jié)約，按張收費，并可以為用戶設計通過IC卡劃卡后才可打印，方便統(tǒng)計個人用量和部門用量；
高效，統(tǒng)一部署文件處理設備，專人維護，并聯(lián)入網(wǎng)絡，還可以在公司系統(tǒng)下的不同地方跟隨打?。?/FONT>
環(huán)保，有效的監(jiān)控可以防止員工“無限暢打”，尤其是每張成本2-3元的彩色打印，降低紙張用量；
健康，一臺打印機在打印過程中會產(chǎn)生部分致癌物質(zhì)，因此長期放在員工旁邊對員工健康不利，采用一體機后遠離放置更為合理。
企業(yè)文件處理設備優(yōu)化布局一例
根據(jù)國際外包協(xié)會統(tǒng)計，世界500強企業(yè)中，85%以上采用文件管理外包服務，以提高效率，降低成本，而國內(nèi)這一比例則極低。據(jù)立思辰介紹，采用該公司文件外包系統(tǒng)的企業(yè)有政府機關、國際學校、大型電腦公司、大型石油公司、法律服務公司、物流貨運公司等等，這些企業(yè)文件處理需求量大，又追求效率及成本壓縮，因此容易接受外包服務這種模式。
另據(jù)來自統(tǒng)計機構(gòu)的2007年中國文件管理外包服務市場品牌結(jié)構(gòu)統(tǒng)計中，富士施樂以53.87%的份額領先，立思辰以4.55%的份額排名第二，領先惠普、理光、東芝等對手，而前7名中僅有一家中國公司。
