金融海嘯波及全球，跨國公司作為產(chǎn)業(yè)鏈遍布世界的經(jīng)濟實體，其所遭遇的困境更具典型意義。在全球經(jīng)濟陷入衰退，并且這種衰退尚未見底的預(yù)期下，有何妙招助企業(yè)“過冬”？
成本控制
一個案例是：某國際餐飲巨頭在中國擁有４００多家分店，隨著供應(yīng)商、全國各地門店的各類發(fā)票數(shù)量快速增長，財務(wù)人員每天單是錄入發(fā)票就要耗費大量的時間，并且，手工錄入發(fā)票數(shù)據(jù)效率低，容易出錯。而且在審查高峰，為各分店查詢發(fā)票信息時工作量加大，中心工作人員必須從庫房逐一找出發(fā)票并寄回各地，更重要的是，發(fā)票在內(nèi)部流轉(zhuǎn)中容易丟失，進而影響正常的付款周期。如果丟失的是增值稅發(fā)票，財務(wù)人員還要自己承擔損失，原有財務(wù)管理模式金錢、時間成本耗費嚴重。
在使用了富士施樂的ＦＡＳ財務(wù)管理服務(wù)——綜合財務(wù)票據(jù)信息管理平臺后，財務(wù)人員只需每天將發(fā)票掃描成電子文件，并根據(jù)時間、供應(yīng)商名稱、內(nèi)容等核心信息設(shè)定檢索關(guān)鍵字，存入數(shù)字化管理平臺，系統(tǒng)為每張發(fā)票生成相應(yīng)的電子憑證后，便進入財務(wù)審批流程。電子化的發(fā)票歸檔后，可以實現(xiàn)便捷的管理并隨時隨地進行查詢，各分店都能獨立、快捷地通過該數(shù)字化管理平臺查詢發(fā)票信息和付款進程。
原來以錄入為主的工作人員從２５人降至５人；發(fā)票歸檔人員從６人降至１人。同時，這些員工的工作內(nèi)容也發(fā)生了改變：原先的２５人只能進行錄入工作，而現(xiàn)在這些人除了進行掃描和錄入檢索關(guān)鍵信息外，還有時間處理其他財務(wù)工作；而發(fā)票歸檔人員也不需要具備有關(guān)發(fā)票的基本財務(wù)知識，普通工人即可勝任，大大降低了財務(wù)管理成本。
整合資源，實行文件外包，給了危機中的企業(yè)一個極具操作性的成本控制方案。富士施樂（中國）公司副總裁鄭奇麟介紹說，有很多從前對類似非核心業(yè)務(wù)的成本并不十分在意的跨國公司，現(xiàn)在開始在這方面動腦筋了?！耙恍┕鹃_始來找我們談文件外包服務(wù)的方案，希望我們在文件管理方面幫他們減少３０％的開支?！编嵠骥胝f。
商務(wù)部國際貿(mào)易經(jīng)濟合作研究院研究員、北京新世紀跨國公司研究所所長王志樂對本報記者表示，有效實施成本控制和抓住“?！敝兄皺C”，實現(xiàn)整體業(yè)務(wù)的軟性升級，拓展新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，改變企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向，是行之有效的措施。
軟性升級
除了成本控制這一“節(jié)流”之舉，在利潤“開源”方面，一些跨國公司這些年開始向“軟性制造”發(fā)展，開始注重非核心業(yè)務(wù)所起的作用。這一背景下，文件外包業(yè)務(wù)受到的認可度與日俱增，用武之地也日漸廣闊。
數(shù)據(jù)顯示，世界５００強企業(yè)中８０％的公司，都在全部或部分采用這種方式管理自己的文件。Ｉｎｆｏ Ｔｒｅｎｄｓ最新的報告顯示，從現(xiàn)在起到２０１２年，美國文件外包市場將會保持持續(xù)增長，到２０１２年將達４６８億美元，而２００７年這一數(shù)字為３６２億美元。中國市場同樣面臨很大機會，有數(shù)據(jù)預(yù)測，２００９年，文件外包服務(wù)所屬的ＩＴ外包服務(wù)市場的總體規(guī)模將達到７４．９億元人民幣，并將以平均增長率２５％的速度持續(xù)發(fā)展，中國市場已成為全球最具潛力的市場之一。
同時，文件外包行業(yè)自身也在實現(xiàn)軟性升級。記者了解到，從硬件銷售，到以硬件產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)服務(wù)，再到以服務(wù)納入產(chǎn)業(yè)鏈，并將服務(wù)滲透到客戶企業(yè)的產(chǎn)業(yè)鏈，實現(xiàn)牽一發(fā)而動全身的業(yè)務(wù)整合，是文件外包行業(yè)的軟性升級路徑。
當前，文件外包業(yè)務(wù)是以文件服務(wù)為核心，開始主動深度參與客戶與其終端客戶的溝通，協(xié)助其進行溝通的戰(zhàn)略擬定、信息傳播等工作流程，并逐漸走向其核心業(yè)務(wù)，實現(xiàn)顧問式服務(wù)。其涵蓋業(yè)務(wù)涉及文件的構(gòu)思、設(shè)計、制作、運輸、存儲、郵遞等完整的生命周期。
這就意味著，文件外包業(yè)的服務(wù)對象，已經(jīng)不僅僅是客戶本身，更拓展到了客戶的終端客戶。這也是文件外包業(yè)最新的發(fā)展趨勢?！斑@其中任何一個環(huán)節(jié)，都有可能成為我們新的業(yè)務(wù)增長點?！编嵠骥胝f。對于客戶來說，“我們實際上已經(jīng)是他們的一個部門?！倍皇渴肺募獍?wù)也能為客戶帶來更多的附加價值。
金融危機對于這一行業(yè)，既是機會，又是挑戰(zhàn)。越來越多的企業(yè)開始重新審視自己的業(yè)務(wù)模式，進行根本性的結(jié)構(gòu)調(diào)整，以確定更有競爭力的發(fā)展方向，這樣金融危機之后就可能占領(lǐng)一個新的制高點。這一背景下，很多企業(yè)愿意考慮通過文件外包來縮減成本，更加專注企業(yè)核心業(yè)務(wù)，開拓市場，而這就是文件外包業(yè)的機會；而挑戰(zhàn)則在于，每家企業(yè)自身的情況千差萬別，需要的業(yè)務(wù)解決方案也極富針對性，對于文件外包企業(yè)的專業(yè)知識和從業(yè)經(jīng)驗要求越來越高。
鄭奇麟介紹說，富士施樂的文件外包業(yè)務(wù)一直在積極拓展，在美國市場，其服務(wù)業(yè)務(wù)的比例已經(jīng)達到了３０％，并仍在增加。葛清泉預(yù)測，隨著市場的蓬勃發(fā)展，文件外包市場會吸引更多的，對這一市場有興趣的企業(yè)來加盟分羹，甚至可能會形成一股熱潮。但是，隨著市場的不斷成熟與完善，最終將趨向冷靜，以服務(wù)和管理為出發(fā)點的文件外包從業(yè)者將笑到最后。
