外包管理系統由兩大部分組成：一是管理體系，二是支撐工具，二者相輔相成。
管理體系是根本，它決定管什么（內容），誰來管（責權），以及如何管，即管理的對象和內容、套路和方法規(guī)則。支撐工具是載體，承載著管理內容、責權和管理方法的落地執(zhí)行，是一個共享的、透明的、動態(tài)的、實時的系統平臺，集資產、合同、外包服務過程、外包服務結果、技術方案、成本、質量等服務信息于一體。
按照不同的特性和管理視角，管理對象又可分為對硬環(huán)境監(jiān)控和軟環(huán)境監(jiān)控兩部分。硬環(huán)境主要指IT運維服務的對象（即IT資產），軟環(huán)境主要指服務的提供者和服務流程（即IT資產+人+服務過程）。
建立完善的IT管理體系后，即可從以下幾個方面采取措施，多步驟破解外包管理黑盒”。
1. 構建責權清晰的組織體系
IT部門承擔著組織的信息化管理職責，對IT規(guī)劃、IT建設、IT運維全面負責。信息化組織分工有的企業(yè)按照項目來設置，有的按照技術分類來設置，也有的按項目與技術混合來設置。例如，一家企業(yè)的IT組織結構如圖2所示。
其中，網絡運維科僅僅負責網絡的運行維護”，不負責軟件和網站的運維服務。IT應用科負責IT業(yè)務系統的建設和運維；網站科負責網站的建設和運維。很顯然，IT建設工作和IT運維外包管理工作的責任分散在各個科室，各行其是。造成該單位的IT運維管理處于無序、無標準狀態(tài)。
該企業(yè)根據信息化建設的進度和需要，重新調整了信息管理部門的組織結構，如圖3。
IT建設科負責信息化建設項目從立項到驗收的全過程管理。其中常設組織是項目管理組，臨時性組織是各個建設項目組，如ERP組、SCM組等。各個項目組隨著項目的驗收，轉入IT運維階段。隨著該建設項目的結束，建設科中的臨時項目組織就會發(fā)生變化。
IT運維科負責單位所有軟件、硬件和信息的運行維護。按照專業(yè)進行分工，分安全運維組、基礎硬件運維組（含網絡、服務器、機房、終端等）、業(yè)務系統運維組（OA系統、財務系統、客戶關系管理系統、ERP系統等等）。這三個部門會按照專業(yè)分工，規(guī)范管理所有IT資產的生命周期和狀態(tài)，管理外包成本和技術積累等等。
IT規(guī)劃/綜合科負責信息的對內和對外的服務支持。對內統一資產管理、采購/合同管理、規(guī)范管理、規(guī)劃和預算的編制與考核、制度和流程的發(fā)布，以及對上級和有關部門提供統計分析報表；對外統一接口，與外單位信息部門或主管單位信息化業(yè)務的接口等。
同時，該企業(yè)還對每個崗位的職責設計進行了必要的細化和優(yōu)化，明確了崗位所涉及的流程和權力等等。
