在企業(yè)或組織內(nèi)部，知識庫系統(tǒng)是知識管理的平臺和實(shí)現(xiàn)工具，承擔(dān)著知識載體的功能。在呼叫中心這樣知識密集型的組織內(nèi)部，知識庫系統(tǒng)更是被定義為核心支撐系統(tǒng)，在一家上規(guī)模的成熟呼叫中心，離開知識庫系統(tǒng)的支持，你已經(jīng)很難想象其將如何有效運(yùn)營。
當(dāng)然，國內(nèi)呼叫中心的規(guī)模與業(yè)務(wù)模式千差萬別，對于知識管理的做法也不盡相同，上規(guī)模的呼叫中心大多擁有專門的知識庫系統(tǒng)以及專職的知識管理人員，也有一些小型呼叫中心沒有知識庫系統(tǒng)，由培訓(xùn)人員編寫業(yè)務(wù)知識匯編手冊，再以全員共享的方式作為知識管理的手段。
呼叫中心的知識庫之所以變得如此的重要，首先是來自業(yè)務(wù)培訓(xùn)的壓力，當(dāng)前絕大多數(shù)呼叫中心運(yùn)營知識庫的主要目的還是在于緩解業(yè)務(wù)培訓(xùn)帶來的壓力。
首先，呼叫中心的業(yè)務(wù)復(fù)雜程度越來越高；其次，當(dāng)前呼叫中心多面臨人員流動率居高不下的問題；最后，呼叫中心業(yè)務(wù)全技能趨勢導(dǎo)所帶來的員工知識壓力日增。因此，僅通過培訓(xùn)的方式，讓客服代表掌握所有日常服務(wù)所需要的業(yè)務(wù)知識，一方面是超過了員工的記憶極限，不現(xiàn)實(shí)，另一方面成本也太高。
因?yàn)樾枰獙W(xué)習(xí)的業(yè)務(wù)知識過多，導(dǎo)致在新員工在培訓(xùn)期間成批流失的情況，作為呼叫中心的培訓(xùn)主管相信已經(jīng)是屢見不鮮了，知識培訓(xùn)壓力過大也已經(jīng)成為呼叫中心新入職員工前期離職的主要原因之一。
對于新員工，當(dāng)面對越來越大的知識壓力時(shí)，除了快速高效的培訓(xùn)機(jī)制、師帶徒、建立技能由簡到繁的升級機(jī)制、增設(shè)在線專家等提供現(xiàn)場在線支撐等方法之外，一個(gè)途徑就是建設(shè)一個(gè)強(qiáng)大的知識庫，對于員工在在線服務(wù)過程中碰到的問題，立即能夠在知識庫上找到答案并即時(shí)給出客戶滿意的回復(fù)。
呼叫中心的知識庫VS企業(yè)知識庫
在與呼叫中心的管理者和知識庫管理人員交流的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)大家對于呼叫中心的知識管理存在的一大誤區(qū)是：呼叫中心的知識庫就是我們所謂的知識庫系統(tǒng)，它與我們通常所說的企業(yè)知識管理或企業(yè)知識庫是同一個(gè)概念。
首先，呼叫中心的知識庫是一套體系，系統(tǒng)只是這套體系的載體，除了系統(tǒng)，這套體系還包括知識運(yùn)營的流程、團(tuán)隊(duì)等其他方面。
其次，雖然名稱上都叫知識庫，但是呼叫中心的知識庫明顯與企業(yè)知識庫存在不一樣的特點(diǎn)，這是由呼叫中心知識庫不同的應(yīng)用目的和交互特點(diǎn)所決定的。
企業(yè)版知識庫的主要應(yīng)用對象是企業(yè)內(nèi)部員工，其目的在于企業(yè)內(nèi)外部信息、經(jīng)驗(yàn)的共享，以及個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的沉淀，對企業(yè)的能力傳承具有重要作用。企業(yè)版知識庫強(qiáng)調(diào)知識的共享，每一個(gè)專崗員工或?qū)ｉT人員都是知識貢獻(xiàn)的主體。
呼叫中心所應(yīng)用的知識庫的直接應(yīng)用對象是呼叫中心的員工，主要是一線客戶代表，間接的應(yīng)用對象則是外部客戶，作為呼叫中心的基礎(chǔ)信息庫，是呼叫中心的信息源頭。它的目的在于滿足呼叫中心工作人員尤其是客服代表在日常工作中的知識需求，滿足學(xué)習(xí)培訓(xùn)的目的，滿足客服代表幫助客戶即時(shí)解決問題的目的，為呼叫中心提供業(yè)務(wù)知識信息支撐。呼叫中心所用的知識庫是一種集中分布式的管理模式，所有知識的展現(xiàn)必須經(jīng)過后臺專業(yè)采編人員的集中采編。
因此，企業(yè)知識庫像圖書館，分門別類，不同的部門、不同的站點(diǎn)，企業(yè)的知識管理是多端口的，因?yàn)槊恳粋€(gè)端口在其所在領(lǐng)域可稱為專家，每個(gè)人或部門都是企業(yè)版知識庫的貢獻(xiàn)者和使用者；呼叫中心版的知識庫則不同，它更像是一個(gè)報(bào)社或者門戶，有一個(gè)統(tǒng)一而專業(yè)的采編團(tuán)隊(duì)與采編流程，所有知識必須經(jīng)過專業(yè)采編人員的核實(shí)（錯誤的信息可能會誤導(dǎo)外部客戶，給企業(yè)造成信譽(yù)或經(jīng)濟(jì)損失），并按照規(guī)范進(jìn)行錄入，經(jīng)過審核后發(fā)布到知識庫系統(tǒng)上。
總的來說，呼叫中心應(yīng)用的知識庫存在如下特點(diǎn)，這些特點(diǎn)的形成主要是因?yàn)楹艚兄行牡闹R庫需要考慮客服代表在客服一線特定的應(yīng)用場景下的交互特性：
1、語言描述客戶化的要求
在知識內(nèi)容的語言組織特點(diǎn)上，與企業(yè)知識庫不同，適用呼叫中心的知識語言內(nèi)容必須用相對客戶化而非專業(yè)化的語言進(jìn)行描述，因?yàn)樵谥R庫界面與客戶之間間隔的僅僅是一根電話線，為了即時(shí)溝通的方便，客戶代表常常需要將直接將知識庫所載的內(nèi)容直接轉(zhuǎn)述給客戶聽。大多數(shù)客戶不是企業(yè)業(yè)務(wù)專家，只有客戶化表達(dá)、直白易懂的知識內(nèi)容才能夠被客戶所理解。
2、知識的時(shí)效性
