對(duì)于呼叫中心的團(tuán)隊(duì)管理，通過不斷地嘗試、學(xué)習(xí)、體驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有太多的方法，但是隨著接觸管理的時(shí)間積累。在江蘇億倫這樣全國一線呼叫平臺(tái)從事兩年多主管工作而言我發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)管理的方法論之一應(yīng)當(dāng)就是愛和規(guī)矩。
在呼叫中心內(nèi)部管理中無論是基層組長(zhǎng)還是經(jīng)理、主管，我們經(jīng)常會(huì)遇到這樣的一些問題，如：
1.支撐（業(yè)務(wù)）團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)并提出問題，業(yè)務(wù)（支撐）團(tuán)隊(duì)不落實(shí)、不反饋？
2. 明知有問題，但不敢向當(dāng)事人提出，怕影響同事關(guān)系！
3. 發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員工作執(zhí)行力總是不到位，如何應(yīng)對(duì)？
4. 跟自己很鐵的團(tuán)隊(duì)成員，如何相處？
5. 與團(tuán)隊(duì)成員朝夕相處，但出現(xiàn)重大工作失誤，如何處理？
6. 不忍心讓團(tuán)隊(duì)成員辛苦，很多事情自己做或者不做要求，很糾結(jié)！
如此種種，我們?cè)撊绾螒?yīng)對(duì)？
曾經(jīng)聽一位來自哈佛大學(xué)的王博士在講親子教育時(shí)提到愛與規(guī)矩”的理念，他說愛一定要體現(xiàn)規(guī)矩，有力量的一定是帶有愛的規(guī)矩，而我從這一理念引申到呼叫中心的內(nèi)部管理，道理也是相通的。管理團(tuán)隊(duì)一定要有大愛，否則管理只會(huì)成為一種強(qiáng)勢(shì)的約束，容易引起團(tuán)隊(duì)成員的抵觸；但同時(shí)有大愛也需要樹立規(guī)矩，沒有規(guī)矩，愛將變成一種無原則的縱容。事實(shí)上管理本身就是一種平衡，做管理就是在不斷地做平衡，平衡公司利益與員工需求，平衡跨部門之間的協(xié)作，平衡團(tuán)隊(duì)成員間的利益訴求。而愛和規(guī)矩就是一種平衡，沒有平衡，管理就會(huì)走向極端，結(jié)果將是無效管理，影響的將是公司、員工的利益。
那么如何來體現(xiàn)愛，如何來做規(guī)矩？
先來談愛”的給予。
1. 真心關(guān)心、理解團(tuán)隊(duì)成員?？赡苡行┕芾碚邥?huì)認(rèn)為這很容易做到，比如節(jié)日給予祝福、生病時(shí)關(guān)心等，但是要真正做到并不容易。首先是做到全方面的關(guān)心、理解很難，比如除了節(jié)日之外還有多少我們可以關(guān)心的？太多了！如該員工報(bào)了考試、家里失竊、跟男朋友吵架、跟父母鬧矛盾、剛生小孩、要結(jié)婚了等等，可以關(guān)心的太多了，而帶團(tuán)隊(duì)，這些是要努力做到的。筆者曾經(jīng)帶過一個(gè)班組，在大年三十的晚上，當(dāng)別人在闔家團(tuán)聚享受快樂時(shí)光的時(shí)候，因?yàn)橐低戆?，我就給每一位團(tuán)隊(duì)成員的家人打電話。未曾想到的是兩年后一位同事告訴我：班長(zhǎng)，我家人現(xiàn)在還記得你曾經(jīng)過年時(shí)給他們打了一個(gè)電話。”當(dāng)時(shí)我很受觸動(dòng)，做這些的時(shí)候我并未想到這些，但現(xiàn)在我認(rèn)為很值得。另外要將關(guān)心團(tuán)隊(duì)成員變成一種自動(dòng)自發(fā)的習(xí)慣很難，做好一件事不難，但堅(jiān)持做好一件事一個(gè)月兩個(gè)月容易，一年兩年難。作為團(tuán)隊(duì)管理者，有些時(shí)候自己還需要?jiǎng)e人關(guān)心，有時(shí)候自己年紀(jì)也不大、還不知道如何關(guān)心，有些時(shí)候沒有時(shí)間去關(guān)心等等，正是由于這些原因才讓看似很簡(jiǎn)單的關(guān)心區(qū)分出了許多管理者的良遜表現(xiàn)。
2. 合理爭(zhēng)取團(tuán)隊(duì)利益。這是一種很能凝聚團(tuán)隊(duì)的方法。在管理中要做到嚴(yán)格很容易，但往往會(huì)讓團(tuán)隊(duì)對(duì)管理者失去信任感、依賴感，會(huì)讓團(tuán)隊(duì)成員覺得你只為公司利益考慮，不為團(tuán)隊(duì)著想。我想作為呼叫中心的班組長(zhǎng)，對(duì)這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)深有同感吧。筆者剛涉足呼叫中心管理時(shí)曾經(jīng)遇到一位呼叫中心班組管理的資深前輩，我提到一個(gè)問題：有一位同事要請(qǐng)*，考慮到團(tuán)隊(duì)整體業(yè)績(jī)，而且比較難得到上級(jí)批準(zhǔn)，最終雙方為此鬧得很不愉快。這位前輩跟我講：首先他生病了，你先要表示關(guān)心再談?wù)?；在談批*時(shí)如果你感覺這樣的情況批*很難，也要先告知你會(huì)去爭(zhēng)取，讓他知道你在為他考慮，即使最終未能批下來，但至少你盡力而為了。合理地為團(tuán)隊(duì)爭(zhēng)取利益是必要的，首先基于公司的制度，要把握基本的原則底線；另一方面，對(duì)于一些團(tuán)隊(duì)成員的訴求要切實(shí)理解，并且盡可能地在不影響公司根本利益的前提下借助合適的溝通渠道努力與上層進(jìn)行溝通協(xié)商，而且這個(gè)過程要及時(shí)地反饋給團(tuán)隊(duì)成員，讓他看到你努力的每一步。
3. 做真正對(duì)團(tuán)隊(duì)成員好的事。曾經(jīng)有班組長(zhǎng)說我對(duì)員工很好，什么事情都盡可能順著大家，不引發(fā)大家的反感；或者是說因?yàn)榇蠹叶歼@么看，所以這個(gè)制度還是不改吧。對(duì)于此，我提出的觀點(diǎn)是：管理者一定要深刻認(rèn)識(shí)到自己的角色與責(zé)任，帶領(lǐng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)一定要有成就他人之心，一定要讓團(tuán)隊(duì)的成員有所成長(zhǎng)。有些工作看上去員工普遍表示不太愿意接受，但你要判斷，符合常理或身體作息規(guī)律的、對(duì)其成長(zhǎng)有利又不至于造成過重負(fù)擔(dān)的、或者實(shí)際原因并非不愿意接受只是因?yàn)橐呀?jīng)習(xí)慣等，這些我們要綜合考慮后盡可能去實(shí)現(xiàn)你的管理舉措。
4. 先相信他不是有意的，相信他是有難處的。在工作中一旦遇到團(tuán)隊(duì)成員不配合、或是協(xié)同部門反饋不及時(shí)等情況，我們第一反應(yīng)可能是懊惱、委屈，是不是他對(duì)我有意見？是不是要向上級(jí)反應(yīng)這種情況？如果這種問題持續(xù)，可能還會(huì)想：干脆不干了，大家都不配合我，何苦自討沒趣。在這個(gè)時(shí)候，我提倡首先要相信他不是有意的，他不配合是有苦衷的，因?yàn)樵谝粋€(gè)運(yùn)營還算正常的呼叫中心內(nèi)部大多數(shù)人都還是想做事、想做出成績(jī)的，如果發(fā)生不配合、不反饋的情況我們還得從發(fā)起者自身找找原因，看看是不是沒有顧及到對(duì)方手頭的工作負(fù)荷，是不是要求反饋的時(shí)間太短或者是宣傳、說明還沒有到位等，而接下來就可以馬上進(jìn)入到下一舉措——適當(dāng)給予機(jī)會(huì)、認(rèn)真給予輔導(dǎo)。
5. 適當(dāng)給予機(jī)會(huì)、認(rèn)真給予輔導(dǎo)。有人說給人機(jī)會(huì)就是給自己機(jī)會(huì)，這話有一定道理，比如上面提到的團(tuán)隊(duì)成員不配合或是協(xié)同部門反饋不及時(shí)的情況，如果我們基于相信他是有難處的、并非惡意的，我們可能就會(huì)轉(zhuǎn)變一種應(yīng)對(duì)方式，如再次補(bǔ)充提醒一次讓相關(guān)人員都知曉、再次說明一下問題的重要性，請(qǐng)大家在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)反饋或是調(diào)整一下更合理的反饋時(shí)間等。這就是給予機(jī)會(huì)，這樣一來很有可能達(dá)到你要的結(jié)果，或者到時(shí)再考核，對(duì)方也會(huì)接受的。另外對(duì)于本團(tuán)隊(duì)的員工而言，要耐心地給予再一次的輔導(dǎo)或提醒，能做到這一步，就是體現(xiàn)你的大愛。
上面提到了管理者如何付出愛，那接下來就是如何在規(guī)矩上下功夫。
首先，管理者要主動(dòng)及時(shí)地制定工作規(guī)范，嚴(yán)格、公平、切實(shí)地執(zhí)行。先要制定規(guī)范，第二是要切實(shí)執(zhí)行。管理中有一個(gè)觀點(diǎn)，就是任何考核一定要做到與他相關(guān)，否則都將是一紙空文。比如說我們從事外包型呼叫中心的質(zhì)量管理工作，對(duì)于發(fā)包方的質(zhì)量監(jiān)控結(jié)果，如果要提升質(zhì)量表現(xiàn)以達(dá)到發(fā)包方要求，最起碼我們要盡可能做到讓內(nèi)部員工與這個(gè)結(jié)果有關(guān)，這就是要擬定制度。制度并不是越嚴(yán)越好，也不是越多越好，關(guān)鍵是能堅(jiān)持執(zhí)行到位。 第二，無規(guī)范就不能執(zhí)行考核處罰等。要考核，先擬規(guī)范，再執(zhí)行。在呼叫中心管理中我們可能遇到許多預(yù)想不到的問題，一方面要盡可能通過學(xué)習(xí)交流完善我們的制度，另一方面也要注意發(fā)生問題時(shí)如果沒有既定規(guī)范就不要貿(mào)然采取考核措施，就如法律一樣，沒有法律規(guī)定就不能判定有罪。這樣做的目的就是讓規(guī)矩變得更為嚴(yán)肅、有公信力，如親子教育中提到的一樣，要讓孩子知道犯了錯(cuò)不是因?yàn)樯鷼舛蛩?zé)備他，而是因?yàn)樗茐牧思榷ǖ囊?guī)矩而要接受懲罰。
最后一點(diǎn)，倡導(dǎo)有理有據(jù)地提出問題及工作要求。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員執(zhí)行力不強(qiáng)、其他部門配合不力時(shí)，我們很糾結(jié)：指出來，擔(dān)心影響員工對(duì)我的信賴感，讓其他部門同事產(chǎn)生意見，以后工作更難開展；不指出來，這樣下去問題仍然解決不了，會(huì)越來越被動(dòng)。針對(duì)這種情況，我的建議是必須要有理有據(jù)地提出問題以及工作要求。我所在的一個(gè)呼叫中心團(tuán)隊(duì)，原來大家在協(xié)同過程中表面上是一團(tuán)和氣，事實(shí)上各崗位可能都在抱怨對(duì)方不配合不理解，但又不好意思說，怕影響團(tuán)結(jié)。針對(duì)這種情況，我們要求所有崗位如果發(fā)現(xiàn)問題，在基于事實(shí)及理解對(duì)方的前提下坦誠具體地提出相關(guān)問題，而且配合的雙方相互間要有要求、有反饋。比如支撐團(tuán)隊(duì)要及時(shí)指出業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)做的不到位的地方，業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)也要提出需要支撐團(tuán)隊(duì)配合的事情，雙方要以平等的姿態(tài)坦誠地提出問題，并且堅(jiān)持這種風(fēng)格，現(xiàn)在這種風(fēng)氣開始培養(yǎng)起來，團(tuán)隊(duì)間的配合也比以前加強(qiáng)了。
