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投訴的本質(zhì)及處理

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投訴是什么?


當(dāng)用戶氣沖沖的找來時(shí),或者一二三四很冷靜的和你講道理時(shí),他們在想什么?

原因有很多,但表現(xiàn)出來的,都是一些情緒。

焦慮:押金能不能退?什么時(shí)候退?退到哪張卡上?會不會扣除什么費(fèi)用?用戶不清楚這些事情,他沒有其他渠道得知這些信息,所以來找客服。

恐懼:卡里的錢突然消失了!我要找回自己的錢!用戶不知道為什么會產(chǎn)生這種情況,也不知道錢能否找回來,所以來找客服。

失望:你們承諾24小時(shí)內(nèi)和我聯(lián)系的,現(xiàn)在都過去好幾個(gè)小時(shí)了,也沒有接到電話。你們說活不算話!用戶覺得被欺騙了,所以來找客服。

憤怒:活動中充值最多的人可以拿到獨(dú)一無二的道具,但現(xiàn)在卻是前3名都拿到了道具,那我充值還有什么意義?用戶認(rèn)為受到了不公平待遇,所以來找客服。

這些負(fù)面情緒,就是客服需要面對和處理的。因此,投訴本質(zhì)上來說,就是負(fù)面情緒的集合。

一個(gè)人內(nèi)心強(qiáng)大,源自于他能掌控自己的命運(yùn),或者控制好自己的情緒。如果因?yàn)楣镜脑?,讓用戶接觸不到一些信息,或者利益受到了損害,他的情緒就會波動。因?yàn)樗荒芸刂谱约?,反而被別人控制了,他感覺到不安全。不安全主要分為人身安全、財(cái)務(wù)安全、心理安全。

處理投訴,就是要處理這些負(fù)面情緒,就是要讓用戶感到能控制一些事情,感到很安全。

那要怎么才能做到呢?

建立關(guān)系。有關(guān)系好說話,關(guān)系是要多次互動之后才能建立的。呼叫中心因?yàn)槭谴罅咳藛T在一起辦公,接聽電話也是隨機(jī)的,所以很難在短時(shí)間內(nèi)(一兩個(gè)電話)就與用戶建立起比較密切的關(guān)系。與用戶建立較密切關(guān)系的方法是:建立用戶畫像,專人負(fù)責(zé)特殊用戶,提高溝通能力,力爭在盡量短的時(shí)間內(nèi)建立融洽的關(guān)系。

關(guān)心用戶。首先判斷用戶的需求是哪種情緒,什么原因,關(guān)注的重點(diǎn)和需求是什么。然后有針對的提出解決方案。安撫用戶,仔細(xì)傾聽,用適當(dāng)?shù)恼Z氣和話術(shù)表現(xiàn)出對用戶的關(guān)心。其中安撫用戶這個(gè)環(huán)節(jié)經(jīng)常被忽視。先處理心情,再處理事情,安撫是必須放在最前面的。如果每天處理多個(gè)投訴,或者接聽多個(gè)電話,對語氣的把握會削弱。如果是冷淡,平淡,事不關(guān)己的語氣,對處理投訴只能是負(fù)面效應(yīng)。因此平時(shí)要多練習(xí),只要一開口,就有關(guān)心的抱歉的感覺。這需要長期的引導(dǎo)和練習(xí)。另一項(xiàng)需要練習(xí)的就是共情。多站在用戶角度考慮問題,TA真正需要的是什么?不是錘子,而是墻上的洞。

解決問題。處理投訴的基礎(chǔ)是熟練的業(yè)務(wù)知識,在跟用戶溝通的時(shí)候,熟練的業(yè)務(wù)會讓用戶更有信任感,有專家的感覺。針對問題,有時(shí)候是提出幾種方案供用戶選擇,有時(shí)候是先提出一種方案,若用戶不同意則提出另一種。處理投訴和客戶服務(wù),電話銷售一樣,都是要在充分了解事情信息的情況下,有意識的引導(dǎo)用戶來解決問題。

遇到投訴,首先要安撫用戶,用道歉和誠懇的語氣來拉近雙方的關(guān)系,然后基于業(yè)務(wù)流程給出相應(yīng)的應(yīng)對方案。特殊用戶和特殊場景交給投訴處理崗。

總結(jié):投訴本質(zhì)上是一些負(fù)面情緒,這些情緒的產(chǎn)生是因?yàn)橛脩舨荒芗皶r(shí)得到需要的信息,或者利益受到了損害。處理投訴時(shí),要注重建立良好的溝通關(guān)系,關(guān)心安撫用戶,運(yùn)用各種方法引導(dǎo)解決問題。



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