企業(yè)在文件處理方面的成本約占企業(yè)收入的3%左右，與企業(yè)IT開銷所占的成本比例基本旗鼓相當。
在2008年以來的國際金融危機中，文件外包服務(wù)這個以前在外包服務(wù)中并不起眼的市場現(xiàn)在卻分外搶眼：在辦公設(shè)備采購額下滑的趨勢下，文件外包服務(wù)卻一路走強。Gartner研究顯示，全球文件外包服務(wù)今年仍然會呈兩位數(shù)增長。
企業(yè)的日常文件如報銷單據(jù)、財務(wù)報表或是一些宣傳單等的處理，在企業(yè)管理中都不屬于核心業(yè)務(wù)，很少受到關(guān)注。大多數(shù)企業(yè)都把這些文件與企業(yè)水電費單據(jù)等一起處理，更是掩蓋了其中巨大的成本空間。有數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)在文件處理方面的成本約占企業(yè)收入的3%左右，與企業(yè)IT開銷所占的成本比例基本旗鼓相當。
隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公領(lǐng)域和人們的工作習慣也發(fā)生了巨大改變。人們用電子郵件替代了普通信件，用iPad、Kindle或漢王電子書代替了紙質(zhì)書的閱讀，甚至現(xiàn)在的數(shù)碼復(fù)合機可以直接將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)傳到指定的電子郵箱。文件管理業(yè)務(wù)在這種市場轉(zhuǎn)型時期開始發(fā)揮它的增長潛力，并上升到業(yè)務(wù)流程外包的管理層面。
前不久，寶潔公司與富士施樂(中國)有限公司簽訂的一份外包合同令人矚目。這份為期5年的文印外包服務(wù)協(xié)議給業(yè)界展示了一種外包服務(wù)的新模式——寶潔將自己購買、使用、管理打印機、復(fù)印機的模式，轉(zhuǎn)為采用富士施樂的文件管理服務(wù)整體解決方案，通過富士施樂的IT管理平臺實時監(jiān)測、管理寶潔的所有辦公設(shè)備。比如在富士施樂位于上海監(jiān)控中心的工作人員可以清楚地了解寶潔廣州辦公樓里各個樓層每臺打印機或復(fù)印機的使用情況。當企業(yè)打印過程中出現(xiàn)卡紙或是無墨問題，系統(tǒng)中的預(yù)警功能會自動通知當?shù)氐姆?wù)人員去處理。富士施樂(中國)有限公司副總裁鄭奇麟說：我們跟客戶承諾任何問題在4小時內(nèi)解決，所以客戶根本感覺不到機器出現(xiàn)過問題，他甚至會認為采用外包服務(wù)后將原來的舊機器都換成新的了。”采用這種外包服務(wù)后，預(yù)計寶潔的辦公成本可降低20%～25%，年耗電量將節(jié)省30%，年用紙量將節(jié)省約20%～30%。
鄭奇麟強調(diào)，文件管理外包服務(wù)不單純是由以前的產(chǎn)品銷售轉(zhuǎn)向租賃、根據(jù)使用量來收費的模式變化，更重要的是深入企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使文件外包服務(wù)成為企業(yè)業(yè)務(wù)流程的一部分，這才是外包服務(wù)最大的價值體現(xiàn)。
繁瑣的文件處理工作涉及到企業(yè)管理的方方面面，處理得當或是加以創(chuàng)新，將使這個很少受人關(guān)注的管理領(lǐng)域產(chǎn)生巨大的價值。如今已成功轉(zhuǎn)型為文件管理外包服務(wù)提供商的富士施樂就是其中的探索者和受益者。
深入客戶流程是文件管理外包服務(wù)的關(guān)鍵點。針對保險行業(yè)大量打印保單的需求，富士施樂開發(fā)了打印模板，客戶買保單登記后，各種相關(guān)信息會通過系統(tǒng)自動排版打印，隨后進入分發(fā)配送流程。針對某些汽車企業(yè)為顧客定制個性化使用手冊的需求，富士施樂收到他們的用戶數(shù)據(jù)后，就可制作印有感謝某某先生購買了某型號汽車”的個性化手冊，然后和保修卡、光盤等零散材料一起打包提供給客戶。避免了以前手冊還沒用完，產(chǎn)品就已更新?lián)Q代的浪費情況。通過提供一站式的文件管理外包服務(wù)，外包服務(wù)商可直接參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程當中。
金融危機使企業(yè)更加迫切需要節(jié)省成本、提升效率，這為文件管理外包服務(wù)提供了迅速增長的市場空間，企業(yè)可以把這些瑣碎的文件處理的事情都外包出來，而自己專注于核心業(yè)務(wù)的增長。”鄭奇麟說。在這一細分領(lǐng)域的不斷深入探索，使外包服務(wù)在富士施樂的業(yè)務(wù)比例一直在增長。尤其是去年在美國收購了一家做外包服務(wù)的ATI公司后，外包服務(wù)所占業(yè)務(wù)比例已由原來的33%上升到超過50%，他們在服務(wù)方案中不僅提供自己的設(shè)備，還幫助客戶代管原有的其他品牌的設(shè)備，提供整合的解決方案。
與國際市場上文件外包業(yè)務(wù)的火爆相比，中國市場還處在新興發(fā)展階段。有調(diào)查結(jié)果顯示，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具體花費，打印、復(fù)印等文件處理以及相關(guān)辦公設(shè)備的消耗已成為企業(yè)成本中的隱形殺手。
但現(xiàn)在也有越來越多的中國企業(yè)開始接受業(yè)務(wù)流程外包的管理理念。一項針對CIO人群的調(diào)查結(jié)果表明，在近100份問卷中有85%的企業(yè)對于文件外包服務(wù)表示感興趣，39%的企業(yè)表示現(xiàn)在就愿意接受這種服務(wù)。中國人壽、平安保險、中國移動等都已經(jīng)采用了這種先進的文件管理外包模式。很多客戶表示不想再采購打印機、數(shù)碼復(fù)合機等辦公設(shè)備了，而改為租賃的方式，如果能有帶來附加價值的文件管理服務(wù)最好。”鄭奇麟說。按照富士施樂5年來在中國發(fā)展此類業(yè)務(wù)的經(jīng)驗，在使用文件管理外包服務(wù)上，1000名員工的企業(yè)規(guī)模通常是一個臨界點，規(guī)模越大的企業(yè)在文件處理上的成本降低空間越大。
