《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第13號—— —業(yè)務(wù)外包》所稱的業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢，將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給本企業(yè)以外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織（以下簡稱承包方）完成的經(jīng)營行為，通常包括研發(fā)、資信調(diào)查、可行性研究、委托加工、物業(yè)管理、客戶服務(wù)、ＩＴ服務(wù)等。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展及國際產(chǎn)業(yè)分工呈細(xì)化趨勢，我國業(yè)務(wù)外包市場必將有較大發(fā)展。適應(yīng)這種發(fā)展趨勢，財政部研究制定了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第13號—— —業(yè)務(wù)外包》，對于規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為，防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，具有重要的意義。
本文就此進(jìn)行解讀。
一、業(yè)務(wù)外包流程
業(yè)務(wù)外包流程主要包括：制定業(yè)務(wù)外包實施方案、審核批準(zhǔn)、選擇承包方、簽訂業(yè)務(wù)外包合同、組織實施業(yè)務(wù)外包活動、業(yè)務(wù)外包過程管理、驗收、會計控制等環(huán)節(jié)。如下圖所示。該圖列示的業(yè)務(wù)外包流程適用于各類企業(yè)的一般業(yè)務(wù)外包，具有通用性。企業(yè)在實際開展業(yè)務(wù)外包時，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴(kuò)充和具體化。
二、各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點及管控措施
（一）制定業(yè)務(wù)外包實施方案制定業(yè)務(wù)外包實施方案，是指企業(yè)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)外包管理制度，結(jié)合確定的業(yè)務(wù)外包范圍，制定實施方案。該環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要是：企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)外包管理制度，導(dǎo)致制定實施方案時無據(jù)可依；業(yè)務(wù)外包管理制度未明確業(yè)務(wù)外包范圍，可能導(dǎo)致有關(guān)部門在制定實施方案時，將不宜外包的核心業(yè)務(wù)進(jìn)行外包；實施方案不合理、不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點或內(nèi)容不完整，可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗。
主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度、對外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場成熟度等標(biāo)準(zhǔn)，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍，并根據(jù)是否對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對外包業(yè)務(wù)實施分類管理，以突出管控重點，同時明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實施等相關(guān)內(nèi)容。第二，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)外包管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實施等內(nèi)容制定實施方案，避免將核心業(yè)務(wù)外包，同時確保方案的完整性。第三，根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營計劃，對實施方案的重要方面進(jìn)行深入評估及復(fù)核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計劃等，確保方案的可行性。第四，認(rèn)真聽取外部專業(yè)人員對業(yè)務(wù)外包的意見，并根據(jù)其合理化建議完善實施方案。
（二）審核批準(zhǔn)審核批準(zhǔn)，是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)業(yè)務(wù)外包實施方案。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：審批制度不健全，導(dǎo)致對業(yè)務(wù)外包的審批不規(guī)范；審批不嚴(yán)格或者越權(quán)審批，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包決策出現(xiàn)重大疏漏，可能引發(fā)嚴(yán)重后果；未能對業(yè)務(wù)外包實施方案是否符合成本效益原則進(jìn)行合理審核以及做出恰當(dāng)判斷，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包不經(jīng)濟(jì)。
主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準(zhǔn)制度。明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定各層級人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越權(quán)限審批。同時加大對分公司重大業(yè)務(wù)外包的管控力度，避免因分公司越權(quán)進(jìn)行業(yè)務(wù)外包給企業(yè)帶來不利后果。第二，在對業(yè)務(wù)外包實施方案進(jìn)行審查和評價時，應(yīng)當(dāng)著重對比分析該業(yè)務(wù)項目在自營與外包情況下的風(fēng)險和收益，確定外包的合理性和可行性。第三，總會計師或企業(yè)分管會計工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)參與重大業(yè)務(wù)外包的決策，對業(yè)務(wù)外包的經(jīng)濟(jì)效益做出合理評價。第四，對于重大業(yè)務(wù)外包方案，應(yīng)當(dāng)提交董事會或類似權(quán)力機(jī)構(gòu)審批。
（三）選擇承包方選擇承包方，是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)外包實施方案選擇承包方。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：承包方不是合法設(shè)立的法人主體，缺乏應(yīng)有的專業(yè)資質(zhì)，從業(yè)人員也不具備應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)資格，缺乏從事相關(guān)項目的經(jīng)驗，導(dǎo)致企業(yè)遭受損失甚至陷入法律糾紛；外包價格不合理，業(yè)務(wù)外包成本過高導(dǎo)致難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢；存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，導(dǎo)致相關(guān)人員涉案。
主要管控措施：第一，充分調(diào)查候選承包方的合法性，即是否為依法成立、合法經(jīng)營的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織，是否具有相應(yīng)的經(jīng)營范圍和固定的辦公場所。第二，調(diào)查候選承包方的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實力及其從業(yè)人員的職業(yè)履歷和專業(yè)技能。第三，考察候選承包方從事類似項目的成功案例、業(yè)界評價和口碑。
第四，綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部因素，對業(yè)務(wù)外包的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標(biāo)進(jìn)行測算分析，合理確定外包價格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。第五，引入競爭機(jī)制，按照有關(guān)法律法規(guī)，遵循公開、公平、公正的原則，采用公開招標(biāo)等適當(dāng)方式，擇優(yōu)選擇承包方。第六，按照規(guī)定的程序和權(quán)限從候選承包方中擇優(yōu)做出選擇，并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關(guān)人員在選擇承包方過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。
（四）簽訂業(yè)務(wù)外包合同確定承包方后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時與選定的承包方簽訂業(yè)務(wù)外包合同，約定業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容和范圍，雙方權(quán)利和義務(wù)，服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，保密事項，費用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任等事項。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：合同條款未能針對業(yè)務(wù)外包風(fēng)險做出明確的約定，對承包方的違約責(zé)任界定不夠清晰，導(dǎo)致企業(yè)陷入合同糾紛和訴訟；合同約定的業(yè)務(wù)外包價格不合理或成本費用過高，導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。
主要管控措施：第一，在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識別出的重要風(fēng)險因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。第二，在合同的內(nèi)容和范圍方面，明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本，以及明確界定服務(wù)的環(huán)節(jié)、作業(yè)方式、作業(yè)時間、服務(wù)費用等細(xì)節(jié)。
第三，在合同的權(quán)利和義務(wù)方面，明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法，承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率，將外包實施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知企業(yè)，并對存在問題進(jìn)行有效溝通。第四，在合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面，應(yīng)當(dāng)規(guī)定承包方最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)實施的補救措施。第五，在合同的保密事項方面，應(yīng)具體約定對于涉及本企業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。第六，在費用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)方面，綜合考慮內(nèi)外部因素，合理確定外包價格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。第七，在違約責(zé)任方面，制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款，以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。
（五）組織實施業(yè)務(wù)外包組織實施業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)外包管理制度、工作流程和相關(guān)要求，組織業(yè)務(wù)外包過程中人、財、物等方面的資源分配，建立與承包方的合作機(jī)制，為下一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)外包過程管理做好準(zhǔn)備，確保承包方嚴(yán)格履行業(yè)務(wù)外包合同。企業(yè)在組織開展業(yè)務(wù)外包時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同條款，落實雙方應(yīng)投入的人力資源、資金、硬件及專有資產(chǎn)等，明確承包方提供服務(wù)或產(chǎn)品的工作流程、模式、職能架構(gòu)、項目實施計劃等內(nèi)容。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：組織實施業(yè)務(wù)外包的工作不充分或未落實到位，影響下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包過程管理的有效實施，導(dǎo)致難以實現(xiàn)業(yè)務(wù)外包的目標(biāo)。
主要管控措施：第一，按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求，制定業(yè)務(wù)外包實施的管控措施，包括落實與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機(jī)制，確保承包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時有章可循。第二，做好與承包方的對接工作，通過培訓(xùn)等方式確保承包方充分了解企業(yè)的工作流程和質(zhì)量要求，從價值鏈的起點開始控制業(yè)務(wù)質(zhì)量。第三，與承包方建立并保持暢通的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，以便及時發(fā)現(xiàn)并有效解決業(yè)務(wù)外包過程存在的問題。第四，梳理有關(guān)工作流程，明確每個環(huán)節(jié)上的崗位職責(zé)分工、運營模式、管理機(jī)制、質(zhì)量水平等方面的要求。
（六）業(yè)務(wù)外包過程管理根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，承包方會采取在特定時點向企業(yè)一次性交付產(chǎn)品或在一定期間內(nèi)持續(xù)提供服務(wù)的方式交付業(yè)務(wù)外包成果。
由于承包方交付成果的方式不同，業(yè)務(wù)外包過程也有所不同，前者的業(yè)務(wù)外包過程是指承包方對產(chǎn)品的設(shè)計制造過程，后者的業(yè)務(wù)外包過程是指承包方持續(xù)提供服務(wù)的整個過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：承包方在合同期內(nèi)因市場變化等原因不能保持履約能力，無法繼續(xù)按照合同約定履行義務(wù)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗和本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷；承包方出現(xiàn)未按照業(yè)務(wù)外包合同約定的質(zhì)量要求持續(xù)提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)等違約行為，導(dǎo)致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢，甚至遭受重大損失；管控不力，導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露。
主要管控措施：第一，在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過程中，密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力，采取動態(tài)管理方式，對承包方開展日?？冃гu價和定期考核。第二，對承包方的履約能力進(jìn)行持續(xù)評估，包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達(dá)到企業(yè)預(yù)期目標(biāo)，承包方自身的財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求。
第三，建立即時監(jiān)控機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標(biāo)等情況，應(yīng)及時要求承包方調(diào)整改進(jìn)。第四，對重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計，建立相應(yīng)的應(yīng)急處理機(jī)制，制定臨時替代方案，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。第五，有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為，并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無法履行的，應(yīng)當(dāng)及時終止合同，并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。第六，切實加強對業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息資料的管理。
（七）驗收在業(yè)務(wù)外包合同執(zhí)行完成后需要驗收的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門或人員對完成的業(yè)務(wù)外包合同進(jìn)行驗收。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：驗收方式與業(yè)務(wù)外包成果交付方式不匹配，驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確，驗收程序不規(guī)范，使得驗收工作流于形式，不能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包質(zhì)量低劣等情況，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。
主要管控措施：第一，根據(jù)承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點，制定不同的驗收方式。一般而言，可以對最終產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行一次性驗收，也可以在整個外包過程中分階段驗收。第二，根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，結(jié)合在日?？冃гu價基礎(chǔ)上對外包業(yè)務(wù)質(zhì)量是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的基本評價，確定驗收標(biāo)準(zhǔn)。第三，組織有關(guān)職能部門、財會部門、質(zhì)量控制部門的相關(guān)人員，嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行審查和全面測試，確保產(chǎn)品或服務(wù)符合需求，并出具驗收證明。
第四，對在驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)立即報告，查明原因，視問題的嚴(yán)重性與承包方協(xié)商采取恰當(dāng)?shù)难a救措施，并依法索賠。第五，根據(jù)驗收結(jié)果對業(yè)務(wù)外包是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)作出總體評價，據(jù)此對業(yè)務(wù)外包管理制度和流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。
（八）會計控制會計控制是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度，加強對外包業(yè)務(wù)的核算與監(jiān)督，并做好外包費用結(jié)算等工作。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏有效的業(yè)務(wù)外包會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)業(yè)務(wù)外包各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失或貶損；業(yè)務(wù)外包相關(guān)會計處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致財務(wù)報告信息失真；結(jié)算審核不嚴(yán)格、支付方式不恰當(dāng)、金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。
主要管控措施：第一，企業(yè)財會部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度，對業(yè)務(wù)外包過程中交由承包方使用的資產(chǎn)、涉及資產(chǎn)負(fù)債變動的事項以及外包合同訴訟潛在影響等加強核算與監(jiān)督。第二，根據(jù)企業(yè)會計準(zhǔn)則制度的規(guī)定，結(jié)合外包業(yè)務(wù)特點和企業(yè)管理機(jī)制，建立完善外包成本的會計核算方法，進(jìn)行有關(guān)會計處理，并在財務(wù)報告中進(jìn)行必要、充分的披露。第三，在向承包方結(jié)算費用時，應(yīng)當(dāng)依據(jù)驗收證明，嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算條件、方式和標(biāo)準(zhǔn)辦理支付。
