自20世紀(jì)90年代以后,以IT技術(shù)為核心的技術(shù)革命浪潮席卷全球,信息技術(shù)性能日益完善,功能日益強(qiáng)大,快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)、通信、光電子、人工智能及其他信息技術(shù)大幅度降低了信息處理成本,提高了信息的傳播速度,增加了信息存儲容量,保證了信息傳播的安全可靠,從而為企業(yè)提供了安全、便捷的交流和信息傳遞提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)已經(jīng)徹底改變了企業(yè)的管理、運(yùn)行模式,但是隨著應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不斷發(fā)展,IT設(shè)備的不斷增加,IT系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)不斷擴(kuò)大,信息系統(tǒng)越來越復(fù)雜,集成度越來越高。非IT企業(yè)要去掌握專業(yè)的IT技術(shù),必須花大量的人力和財(cái)力去組建這樣一支團(tuán)隊(duì),往往顯得力不從心,特別是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化的背景下,市場環(huán)境變遷速度不斷加快,也迫使企業(yè)越來越關(guān)心核心技術(shù)競爭,把非專業(yè)的技術(shù)委托給專業(yè)公司。由此,IT服務(wù)外包開始越來越受到企業(yè)的關(guān)注。
IT服務(wù)外包的優(yōu)勢
1. 有助于降低成本。
面對日益激烈的市場競爭,各企業(yè)都會強(qiáng)烈要求降低成本,這也是IT服務(wù)外包興起的重要起因。一般而言,服務(wù)外包提供商都具有一定的規(guī)模經(jīng)濟(jì)和專業(yè)化優(yōu)勢,因此,他們與公司內(nèi)部的IT部門相比,提供服務(wù)的成本較低。由IT服務(wù)外包提供商提供的IT服務(wù),成本更易預(yù)測,而且能夠更好地進(jìn)行控制。
2. 專注于企業(yè)自己的核心能力。
IT服務(wù)外包在提高企業(yè)的IT服務(wù)和響應(yīng)能力的同時(shí),可以使企業(yè)更加關(guān)注于自己的核心能力。將普通的、常規(guī)的信息服務(wù)進(jìn)行外包,可以使企業(yè)的IT部門將力量集中于能為企業(yè)提供具有真正價(jià)值的活動和應(yīng)用。將一般的IT技術(shù)及其支持職能和應(yīng)用外包給服務(wù)提供商,可以讓企業(yè)集中力量發(fā)展,從而更好地滿足客戶的需求。通過將部分IT服務(wù)進(jìn)行外包降低部分信息服務(wù)的負(fù)擔(dān),減輕IT部門的結(jié)構(gòu),使內(nèi)部IT員工得到更多的重視,去幫助企業(yè)完成創(chuàng)造價(jià)值的項(xiàng)目和提供建設(shè)性信息規(guī)劃,這將極大地提高IT部門的績效,因而將IT服務(wù)進(jìn)行外包對企業(yè)可能具有戰(zhàn)略意義,并且可使企業(yè)集中精力于由信息技術(shù)支持的核心能力。
3. 獲益于前沿技術(shù)并獲得專業(yè)的服務(wù)。
對IT服務(wù)進(jìn)行外包一方面可以使企業(yè)使用前沿技術(shù)和技能并且從中獲益,另一方面IT技術(shù)每天都在不斷地更新與發(fā)展,企業(yè)內(nèi)部的IT技術(shù)人員知識層面會日趨落后。而服務(wù)提供商在專業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域都會投入巨資發(fā)展相應(yīng)的技術(shù),培養(yǎng)相應(yīng)的專業(yè)人員等,以便為客戶提供更加專業(yè)、高效的服務(wù)。因此企業(yè)通過IT服務(wù)提供商,即可獲得持續(xù)的技術(shù)前沿理念和方法。此外,由于經(jīng)常為許多客戶提供各種相同或相似的服務(wù),IT服務(wù)提供商有著更加專業(yè)的知識和經(jīng)驗(yàn),這樣發(fā)包企業(yè)既能獲得專業(yè)的優(yōu)質(zhì)服務(wù),又能集中精力于企業(yè)的核心業(yè)務(wù)。
IT服務(wù)外包的分類
1. 技術(shù)支持。
主要包括對用戶提供日常的技術(shù)、管理以及軟件實(shí)施的咨詢、培訓(xùn)和解決方案服務(wù)。
2. 硬件(網(wǎng)絡(luò))運(yùn)行維護(hù)。
服務(wù)對象從單臺設(shè)備、軟件到整個(gè)復(fù)雜的信息系統(tǒng),包括排除設(shè)備的硬件故障、軟件安裝,系統(tǒng)日常維護(hù)以及系統(tǒng)優(yōu)化等服務(wù)。
3. 軟件售后服務(wù)。
包括系統(tǒng)的更新、保障及檢測服務(wù),如項(xiàng)目管理軟件、協(xié)同管理軟件、ERP軟件系統(tǒng)等專業(yè)軟件服務(wù)。
4. 軟件定制開發(fā)。
包括定制軟件產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品支持、軟件升級和優(yōu)化等服務(wù)。
企業(yè)IT服務(wù)外包的實(shí)施步驟
1. IT服務(wù)外包決策階段。
(1)明確外包目的和內(nèi)容:在企業(yè)做出IT服務(wù)外包的戰(zhàn)略決策時(shí),通過對企業(yè)內(nèi)部信息的搜集和分析,企業(yè)決策者要對本企業(yè)自身整體情況做出評估,識別出企業(yè)自身的核心競爭力,明確信息技術(shù)外包的動機(jī)和目的,決策是否將IT服務(wù)外包。
(2)選擇服務(wù)提供商:企業(yè)收集IT行業(yè)中IT外包服務(wù)商信息。從服務(wù)商的數(shù)量、規(guī)模、外包經(jīng)驗(yàn)、合作機(jī)會、企業(yè)文化等方面來評估服務(wù)商的合適程度,從中選擇合適企業(yè)的服務(wù)商。同時(shí)通過IT外包建立起來的企業(yè)和服務(wù)商之間的關(guān)系不僅僅是一個(gè)短期的交易關(guān)系,而是長期合作為目標(biāo)的伙伴關(guān)系,這將是IT外包服務(wù)是否成功的關(guān)鍵。
2. IT外包服務(wù)執(zhí)行階段。
這個(gè)階段,企業(yè)要與服務(wù)商建立起完善的合同條款,進(jìn)行相關(guān)資產(chǎn)或人員的移交,并對外包合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和管理,與服務(wù)商建立起良好的伙伴關(guān)系。
(1)與服務(wù)商合同談判:企業(yè)需要就IT服務(wù)外包的相關(guān)內(nèi)容與服務(wù)商進(jìn)行談判,并建立起相對完善而又靈活的合同條款。在合同中,對IT服務(wù)外包的目標(biāo)、對象、服務(wù)質(zhì)量以及外包關(guān)系要有清晰的描述,使合同盡可能的完備。
(2)服務(wù)合同實(shí)施:一般服務(wù)合同中對于系統(tǒng)運(yùn)營相關(guān)職能的外包,還會涉及一定IT資產(chǎn)和人員的轉(zhuǎn)移,所以企業(yè)和服務(wù)商要進(jìn)行相關(guān)的內(nèi)部資源的整合。服務(wù)商必須要按照合同的要求來提供相應(yīng)的IT服務(wù),而企業(yè)則要做出相應(yīng)的投資來支持服務(wù)商提供的服務(wù),同時(shí)為了達(dá)到預(yù)期的目標(biāo),企業(yè)還需對服務(wù)商進(jìn)行監(jiān)督和管理。企業(yè)需要與服務(wù)商建立良好的合作關(guān)系,并進(jìn)行及時(shí)溝通,以保證外包活動能夠順利開展,并為以后能夠繼續(xù)合作打下良好基礎(chǔ)。
IT服務(wù)外包商的選擇
那么,一個(gè)能為企業(yè)帶來價(jià)值的IT外包服務(wù)商需要有哪些條件?AMT建議要做到以下幾點(diǎn):
1.規(guī)劃。
在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)下,在理解企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)與業(yè)務(wù)規(guī)劃的基礎(chǔ)上,診斷、分析企業(yè)管理和IT現(xiàn)狀,優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程,提出企業(yè)信息化建設(shè)的愿景、目標(biāo)和戰(zhàn)略,制定企業(yè)信息化的系統(tǒng)架構(gòu),確定信息系統(tǒng)各部分的邏輯關(guān)系,以及具體信息系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)、選型和實(shí)施策略,對信息化目標(biāo)和內(nèi)容進(jìn)行整體規(guī)劃,全面系統(tǒng)地指導(dǎo)企業(yè)信息化的進(jìn)程,協(xié)調(diào)發(fā)展地進(jìn)行企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用,及時(shí)地滿足企業(yè)發(fā)展的需要,以及有效而充分地利用企業(yè)的資源,以促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。
2.建設(shè)。
根據(jù)企業(yè)制定IT發(fā)展路線,協(xié)助建立企業(yè)IT的規(guī)章制度,規(guī)范操作流程。建立企業(yè)基礎(chǔ)架構(gòu)平臺,建立容災(zāi)及備份方案,使因宕機(jī)造成停機(jī)時(shí)間縮到最短。為企業(yè)選擇適合本身特點(diǎn)的應(yīng)用,通過信息系統(tǒng)逐步建立,增強(qiáng)企業(yè)競爭力。
3.運(yùn)維及開發(fā)。
系統(tǒng)運(yùn)維:必須有合理的服務(wù)流程,通過合理的工作流程與工作規(guī)范才能保障IT問題的解決。例如:定期更新補(bǔ)丁,升級病毒庫,監(jiān)控系統(tǒng)健康狀況。資產(chǎn)管理:協(xié)助管理IT硬件、軟件、信息資產(chǎn),追蹤記錄資產(chǎn)變更,協(xié)助管理企業(yè)的其他IT供應(yīng)商。同時(shí)隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和業(yè)務(wù)調(diào)整,不但是IT運(yùn)維上給予企業(yè)幫助,在信息化建設(shè)方面也可以幫助企業(yè)不斷改善,其中軟件系統(tǒng)定制開發(fā)及軟件產(chǎn)品的售后服務(wù),也較為關(guān)鍵。
AMT 的IT外包服務(wù)特點(diǎn)有:
1. 服務(wù)流程設(shè)計(jì)原則。
(1)IT 服務(wù)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)必須與本組織結(jié)構(gòu)的設(shè)立相匹配,這樣才能推動IT服務(wù)質(zhì)量的提升。IT服務(wù)質(zhì)量具體表現(xiàn)在三個(gè)方面,○1服務(wù)的效率;○2服務(wù)的規(guī)范;○3產(chǎn)品的質(zhì)量。服務(wù)效率取決于服務(wù)響應(yīng)和解決問題的能力,其中包括對客戶的服務(wù)承諾是否能兌現(xiàn),問題是否能判斷到位并給予解決的能力;服務(wù)規(guī)范取決于工作程序是否規(guī)范,是否有客戶的問題檔案,方案的總結(jié),服務(wù)本身的工作程序和質(zhì)量監(jiān)控等方面;產(chǎn)品的質(zhì)量又是服務(wù)環(huán)節(jié)中最為關(guān)鍵而容易被忽視的地方,如果產(chǎn)品本身的原因造成服務(wù)周期過長、服務(wù)次數(shù)增多,客戶滿意度必然下降。所以AMT 的IT服務(wù)流程設(shè)計(jì)中緊密聯(lián)系三個(gè)環(huán)節(jié),并讓其組織結(jié)構(gòu)與之配套,IT服務(wù)從前端服務(wù)臺事件的接納、記錄、初步診斷與處理到后臺工程師的調(diào)度、任務(wù)分配、問題跟蹤及后期的結(jié)果反饋,就如一條完整的工廠流水線生產(chǎn)。其中需要客服部門(服務(wù)臺)、生產(chǎn)部門(前端工程師)、質(zhì)量部門(測試人員)、研發(fā)部門(研發(fā)人員),這些部門基本涵蓋了制造部門的組織單元。同時(shí)在組織設(shè)計(jì)中通過問題的收集與反饋,定期反饋至產(chǎn)品的管理部門及研發(fā)部門,就能形成良好的閉環(huán)管理,促進(jìn)IT服務(wù)質(zhì)量的不斷改善,產(chǎn)品不斷完善的機(jī)制。
(2)IT服務(wù)業(yè)務(wù)流程從四個(gè)方面來評測:時(shí)間、成本、質(zhì)量、服務(wù);時(shí)間代表服務(wù)外包業(yè)務(wù)流程的周期、效率。比如,服務(wù)外包流程規(guī)定一般問題的回應(yīng)周期。如在這個(gè)周期范圍內(nèi)能有效地被執(zhí)行的流程才是合格的服務(wù)外包業(yè)務(wù)流程。成本表示服務(wù)外包業(yè)務(wù)流程的增值性和支出,通過流程優(yōu)化或技術(shù)改進(jìn)降低其成本,去除服務(wù)外包業(yè)務(wù)流程中不必要存在的非增值點(diǎn)為目的。質(zhì)量表示服務(wù)外包業(yè)務(wù)流程面對的產(chǎn)品的要求。服務(wù)表示客戶滿意度,流程最終輸出是面對客戶服務(wù),客戶滿意度越高,服務(wù)流程就越優(yōu)秀。
2.服務(wù)人員配置。
在每個(gè)服務(wù)流程中人是關(guān)鍵因素。同時(shí)AMT的服務(wù)人員必須通過三大能力測試:業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。其中業(yè)務(wù)素質(zhì)包括業(yè)務(wù)認(rèn)知、工作經(jīng)驗(yàn);服務(wù)素質(zhì)包括溝通能力、服務(wù)意識、性格特征;專業(yè)素質(zhì)包括問題解決能力、專業(yè)技能、知識背景。作為一個(gè)專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì),不同的角色,必須配備多技術(shù)能力的人,才能更好地解決復(fù)雜的IT問題,見圖1。
圖1 多技能的服務(wù)人員配合型組織
3.IT服務(wù)體系建設(shè)。
服務(wù)臺:AMT不論在軟件售后服務(wù),還是運(yùn)維服務(wù)中,都會設(shè)立服務(wù)臺做為IT 服務(wù)的接入點(diǎn)。它是服務(wù)提供者和用戶之間日常工作的單一聯(lián)系點(diǎn),也是報(bào)告突發(fā)事件和提交服務(wù)請求的焦點(diǎn)。對用戶而言,服務(wù)臺是他們與IT技術(shù)的唯一連接點(diǎn),確保他們找到幫助其解決問題和請求的相關(guān)人員。服務(wù)臺設(shè)立目標(biāo)是為IT服務(wù)運(yùn)作提供支持,從而提高客戶滿意度。作為與用戶聯(lián)系的前臺”,服務(wù)臺首先對來自用戶的請求進(jìn)行初步處理。當(dāng)有些請求本身無法解決,就會將這部分請求轉(zhuǎn)給二線工程師或三線研發(fā)人員來處理,見圖2。
圖2 服務(wù)臺設(shè)置流程
事件管理:是指由于任何不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作引起或可能引起服務(wù)中斷和服務(wù)質(zhì)量下降的操作,讓其在出現(xiàn)事故時(shí)盡可能地恢復(fù)正常經(jīng)營,避免它造成業(yè)務(wù)中斷,以確保最佳的服務(wù)可用性級別。通過利用事件管理流程,區(qū)分事件的優(yōu)先級確保支持資源集中在最緊迫并且可能對業(yè)務(wù)產(chǎn)生最大影響的問題上。事件管理流程是負(fù)責(zé)解決IT服務(wù)的突發(fā)事件、問題和客戶請求,目的是快速恢復(fù)受影響的IT服務(wù)。所以它的特征是以解決表象現(xiàn)象為目的,而不是查找根本原因。當(dāng)多個(gè)事件同時(shí)出現(xiàn),就必須對事件所造成的影響、事件的緊急程度、等因素確定事故處理優(yōu)先級,見表1。
表1 優(yōu)先級與嚴(yán)重程度、影響范圍的關(guān)系描述
事件管理中當(dāng)遇到對業(yè)務(wù)或客戶的影響極大或影響面非常大的事件時(shí),可以升級為緊急事件也就是優(yōu)先級為最高的事件。
變更管理:客戶提交變更申請或者IT系統(tǒng)技術(shù)支持過程中需要IT系統(tǒng)的變更所提交的變更申請,在AMT 服務(wù)外包中嚴(yán)格記錄變更信息,對所發(fā)起的變更需在測試庫中進(jìn)行變更評估,制定變更步驟和計(jì)劃,測試成功后則發(fā)布變更部署至客戶系統(tǒng)中,更新客戶系統(tǒng)記錄。
配置管理:管理配置元素包括硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)合同等IT基礎(chǔ)架構(gòu)中所有必須控制的組成部分的數(shù)據(jù)存儲配置管理數(shù)據(jù)庫。當(dāng)配置元素發(fā)生改變時(shí)必須同步更新配置數(shù)據(jù)庫。配置管理在IT服務(wù)中管理著系統(tǒng)必須控制的組成元素,并給其他流程,如問題管理、事件管理等提供相關(guān)信息,以便保證IT環(huán)境的完整性。
問題管理:根本目的是消除或減少事件的發(fā)生,從事件中確定最常發(fā)生或具有最大影響的事件,找出根本原因,然后生成變更申請、變通方法或建設(shè)性的預(yù)防措施來防止事件的再次發(fā)生。問題管理同時(shí)也是公司產(chǎn)品提升及發(fā)展的重要渠道之一。
AMT 通過IT服務(wù)外包流程的不斷優(yōu)化及改進(jìn),不斷提升自身的服務(wù)能力,并在多年的IT外包服務(wù)中建立了一支專業(yè)化的服務(wù)團(tuán)隊(duì)為客戶提供從咨詢、規(guī)劃、實(shí)施、管理到維護(hù),包括信息技術(shù)、電子商務(wù)在內(nèi)的全面服務(wù)和解決方案,可幫助企業(yè)快速響應(yīng)客戶需求和市場變化,降低IT方面的總擁有成本(TCO),輕松應(yīng)對信息技術(shù)、電信和互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的新產(chǎn)品、新技術(shù)和由此帶來的新的商業(yè)模式和決策的挑戰(zhàn)。